Xuất hóa đơn điện tử theo NĐ123, TT78

Chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 & Thông tư 78 đang là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm. Tuy nhiên việc chuyển đổi vẫn còn gặp phải nhiều khó khăn. Bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 chi tiết.

1. Các bước doanh nghiệp cần thực hiện để chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 mới nhất

Dưới đây là những thông tin chi tiết dành cho đối tượng là các doanh nghiệp/tổ chức kinh tế, các hộ/cá nhân kinh doanh đang tìm hiểu và chuẩn bị chuyển đổi, cũng như áp dụng hóa đơn điện tử theo các nghị quyết, quy định mới từ Bộ Tài Chính và Tổng Cục Thuế:

- Sử dụng hóa đơn giấy

Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trên cả nước đang Chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, Nghị định 123

- Sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư cũ

Doanh Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trên cả nước đang Chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, Nghị định 123

 

1.1 Lộ trình triển khai sử dụng hóa đơn điện tử 

Đối với các doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC, nhưng chưa sử dụng:

Các doanh nghiệp/ tổ chức/ cá nhân cần nhanh chóng liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử của mình và yêu cầu hỗ trợ chuyển đổi hóa đơn sang định dạng chuẩn của Thông tư 78/2021/TT-BTC ngay, đồng thời lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gửi đến Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

Đối với các doanh nghiệp chưa phát hành hóa đơn điện tử:

Các doanh nghiệp/ tổ chức/ cá nhân cần nhanh chóng tiến hành ký hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo chuẩn định dạng Thông tư 78/2021/TT-BTC và lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) > gửi đến Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế kể từ ngày kích hoạt hệ thống.

Đối với các doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn theo Thông tư 32:

Các Phòng, Chi cục Thuế chủ động phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hướng dẫn doanh nghiệp cách thức chuyển đổi từ hóa đơn theo Thông tư 32 lên Thông tư 78.

1.2 Các bước hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123

Bước 1: Xác định doanh nghiệp mình thuộc đối tượng áp dụng HĐĐT CÓ MÃ hay KHÔNG CÓ MÃ của CQT

Để biết doanh nghiệp/tổ chức/hộ kinh doanh của mình thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của Cơ quan thuế, Anh/Chị có thể đọc chi tiết nội dung tại đây.

Bước 2: Lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT gửi tới CQT để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp/cá nhân lập tờ khai Đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (đính kèm tại Phụ lục IA Nghị định 123) gửi tới Cơ quan Thuế (Có thể nộp trực tiếp tại Cổng TTĐT Tổng cục Thuế hoặc thông qua phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng).

Cơ quan thuế sẽ phản hồi doanh nghiệp/cá nhân bằng thông báo điện tử Mẫu số 01/TB-ĐKĐT về việc Chấp nhận hoặc Từ chối việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của Anh/chị.

(Thời gian CQT phản hồi: 01 ngày kể từ khi nhận được tờ khai đăng ký mẫu 01/ĐKĐT-HĐĐT của Anh/Chị)

Bước 3: Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ/phần mềm HĐĐT uy tín

Sau khi được CQT thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp/cá nhân cần liên hệ ngay với đơn vị là các nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín được Tổng Cục Thuế lựa chọn để đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu Thông tư 78 mới và sử dụng.

2. Quy trình xuất hóa đơn điện tử theo NĐ123, TT78

Bước 1:

Cơ quan Thuế sẽ gửi Thông báo Mẫu 41/TBTĐ-HĐĐT đến từng doanh nghiệp theo địa chỉ email đã đăng ký với cơ quan thuế để Thông báo đơn vị biết thuộc trường hợp nào dưới đây:

Áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế không phải trả phí dịch vụ (trong 12 tháng, bắt đầu từ thời điểm chuyển sang sử dụng HĐĐT theo quy định mới);

Áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế phải trả phí dịch vụ;

Áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế phải trả phí dịch vụ.

Bước 2:

Căn cứ Thông báo tại Bước 1 của cơ quan thuế, các doanh nghiệp thực hiện đăng ký Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Mẫu đăng ký) bằng hình thức điện tử thông qua Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc có thể gửi trực tiếp đến Cổng điện tử – Hệ thống hóa đơn điện tử.

Ngay sau khi doanh nghiệp gửi Mẫu đăng ký, Cổng điện tử – Hệ thống hóa đơn điện tử sẽ phản hồi ngay Thông báo Mẫu số 01/TB-TNĐT tiếp nhận hoặc không tiếp nhận đến email của doanh nghiệp đã đăng ký trên Mẫu đăng ký.

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký của doanh nghiệp, cơ quan thuế sẽ phản hồi Thông báo chấp nhận hay không chấp nhận đến email của người nộp thuế đã đăng ký trên Mẫu đăng ký.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần rà soát kỹ địa chỉ email đã đăng ký trên Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để nhận được các thông tin về sau của cơ quan thuế.

Bước 3:

Việc xử lý hóa đơn giấy theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC, hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC còn tồn trước khi chuyển đổi:

Ngay sau khi cơ quan thuế Thông báo chấp nhận việc đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, doanh nghiệp thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Mẫu BC26/AC và lập Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo Mẫu TB03/AC gửi đến cơ quan thuế theo hình thức điện tử.

Tiếp đó, vào ứng dụng Báo cáo hóa đơn, chọn Mẫu Thông bảo hủy hóa đơn để cập nhất hóa đơn cần hủy, tại tiêu chí “ phương pháp hủy hóa đơn”, chọn:

Đối với hóa đơn giấy: ghi cắt góc;

Đối với hóa đơn điện tử: ghi hủy điện tử

Trường hợp doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử, chỉ cần liên hệ với Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.

3. Sử dụng hóa đơn điện tử không còn phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nữa?

Hiện nay nếu vẫn đang sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và các Thông tư 32/2022/TT-BTC, 39/2014/TT-BTC thì hàng quý doanh nghiệp, hộ kinh doanh vẫn phải lập và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC), dù có sử dụng hay không sử dụng hóa đơn. 

Nhưng nếu sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020, Thông tư 78/2021/TT-BTC (sẽ thay thế cho Nghị định 119/2019, Thông tư 68/2019/TT-BTC) thì việc báo cáo này sẽ được loại bỏ, giảm nhẹ thủ tục hành chính đối với những doanh nghiệp dùng nhiều loại hóa đơn, nhiều lượng hóa đơn.