Hướng dẫn lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng

Đối với hộ kinh doanh, việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là điều cần thiết. Vậy, trường hợp nào cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn? Việc lập hóa đơn cụ thể gồm những bước nào? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ thông tin tới bạn đọc!

1. Trường hợp nào cần phải lập hóa đơn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng?

Căn cứ Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC, đối tượng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gồm:

- Nộp báo cáo theo quý: Tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả khi trong kỳ không sử dụng hóa đơn.

- Nộp báo cáo theo tháng: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế.

Lưu ý:

- Doanh nghiệp tham gia thí điểm sử dụng hóa đơn xác thực không phải lập, gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn xác thực với cơ quan thuế (theo khoản 4 Điều 27 Quy định thí điểm áp dụng hóa đơn điện tử có mã ban hành kèm theo Quyết định 1209/QĐ-BTC).

- Doanh nghiệp tham gia thí điểm sử dụng hóa đơn xác thực đồng thời sử dụng cả hóa đơn đặt in/tự in thì vẫn phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho hóa đơn đặt in/tự in.

2. Hướng dẫn lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu BC26/AC ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính.

Bước 1: Mở phần mềm Hỗ trợ kê khai

Đăng nhập vào HTKK → Chọn trong mục “Hóa đơn” → Chọn mẫu “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26/AC” → Chọn kỳ kê khai: “Tờ khai tháng” đối với doanh nghiệp phải kê khai nộp thuế theo tháng hoặc “Tờ khai quý” đối với doanh nghiệp nộp thuế theo quý → Chọn kỳ muốn lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn → Đồng ý.

Lưu ý: Trên phần mềm HTKK có 2 mẫu BC26/AC:

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC);

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng (BC26/AC).

Mẫu Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng (BC26/AC) chỉ dành cho những Hóa đơn được quy định tại Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC bao gồm: Hóa đơn cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các của ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Bước 2: Điền đầy đủ các chỉ tiêu ở các cột trên báo cáo

Cột “Mã loại hóa đơn”: click hình mũi tên đi xuống ở bên phải để chọn loại hóa đơn.

Ví dụ:

Nếu làm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn GTGT thì chọn “01GTKT”.

Nếu làm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bán hàng thì chọn “02GTTT”.

Cột 2 “Tên loại hóa đơn”: Phần mềm tự nhảy theo Mã loại hóa đơn.

Cột 3 “Ký hiệu mẫu hóa đơn”: Phần mềm sẽ tự nhảy Mã loại hóa đơn nhưng chỉ hiển thị “01GTKT” hoặc “02GTTT” tức là ký hiệu của mẫu hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng tùy theo lựa chọn ban đầu. Cần điền nốt hậu tố theo đúng ký hiệu mẫu hóa đơn của doanh nghiệp, lấy thông tin ở góc phải của hóa đơn đầu ra dòng đầu tiên.

Ví dụ: Hóa đơn GTGT điện tử và in theo mẫu lần 1 thì sẽ điền là 01GTKT0/001.

Cột 4 “Ký hiệu hóa đơn”: Điền ký hiệu của hóa đơn trên hóa đơn đầu ra của doanh nghiệp, lấy thông tin ở góc phải của hóa đơn dòng thứ 2.

Cột 5 “Tổng số”: Phần mềm tự động tổng hợp kết quả (không cần điền).

Cột “Số tồn đầu kỳ”:

Cột 6 “Từ số”: Điền số hóa đơn chưa lập nhỏ nhất của kỳ thuế trước.

Cột 7 “Đến số”: Điền số hóa đơn lớn nhất trong số hóa đơn đã làm Thông báo sử dụng hóa đơn.

Ví dụ: Doanh nghiệp A thông báo phát hành với cơ quan thuế 500 số hóa đơn thì số hóa đơn cuối cùng là 0000500 → điền 0000500 vào cột này.

Cột số 8 và 9 “Số mua/phát hành trong kỳ”:

Là số hóa đơn GTGT đặt mua mà trong kỳ tính thuế doanh nghiệp đã làm thông báo phát hành hóa đơn, hoặc số hóa đơn bán hàng mà trong kỳ doanh nghiệp đã mua của Chi cục thuế.

Ví dụ: Doanh nghiệp B trong quý này mới đặt mua và làm thông báo phát hành với cơ quan thuế 300 số hóa đơn thì điền:

Cột 8: 0000001

Cột 9: 0000300

Nếu trong kỳ doanh nghiệp không phát hành hóa đơn GTGT hoặc không mua hóa đơn bán hàng của Chi cục thuế thì 2 cột này bỏ trống.

Cột 10, 11, 12 “Tổng số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy”: Phần mềm tự động tổng hợp.

Cột số 13 “Số lượng hóa đơn đã sử dụng”: Điền số lượng hóa đơn đã xuất ra, không bao gồm các số đã xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ.

Cột 13 = Số hóa đơn sử dụng cuối cùng trong kỳ – Số hóa đơn sử dụng đầu tiên trong kỳ + 1 – Số hóa đơn xóa bỏ, mất, hủy. 

Cột 15 “Số Xóa bỏ”: Số hóa đơn đã lập nhưng do sai sót nên phải xóa bỏ (phải điền đầy đủ tất cả các số hóa đơn xóa bỏ).

Cột 17 “Số Mất”: Số hóa đơn đã lập nhưng bị mất.

Cột 19 “Số Hủy”: Những hóa đơn chưa từng sử dụng (lập) phải hủy theo quy định do hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn, công ty giải thể, chia tách, sáp nhập, … không tiếp tục sử dụng hóa đơn. Phải thành lập hội đồng hủy, có quyết định hủy và phải thông báo kết quả hủy với cơ quan thuế.

Chú ý: Khi đưa các số hóa đơn xóa bỏ, mất hoặc hủy vào phần mềm HTKK phải gõ đủ 7 chữ số của 1 số hóa đơn và sử dụng dấu chấm phẩy “;” để ngăn cách giữa các số, không sử dụng dấu cách.

- Cột 14, 16, 18 “Số lượng”: Phần mềm tự động tổng hợp từ các số hóa đơn được điền vào các cột 15, 17, 19.

- Cột 20, 21, 22 ” Tồn cuối kỳ”: Phần mềm tự động tổng hợp (không cần điền).

- Người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp: Nhập tên Giám đốc

- Người lập biểu: Nhập tên Người lập biểu

- Ngày lập báo cáo: Mặc định là ngày hiện tại, có thể sửa nhưng không được lớn hơn ngày hiện tại.

Bước 3: Chọn “Ghi”, nếu có lỗi phần mềm sẽ tự động thông báo.

Bước 4: Nếu thành công, chọn “Kết xuất XML” để kết xuất Báo cáo nộp cho cơ quan Thuế.

3. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn?

Theo quy định tại Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC, thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo.

Lưu ý:

- Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng được thực hiện trong thời gian 12 tháng kể từ ngày thành lập hoặc kể từ ngày chuyển sang diện mua hóa đơn của cơ quan thuế.

- Hết thời hạn trên, cơ quan thuế kiểm tra việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và tình hình kê khai, nộp thuế để thông báo doanh nghiệp chuyển sang Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý.

- Trường hợp chưa có thông báo của cơ quan thuế, doanh nghiệp tiếp tục báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

- Trường hợp doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng thì doanh nghiệp không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý.