Hướng dẫn khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử TT78

Hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 có gì mới? Chuyển đổi hóa đơn điện tử đáp ứng TT78 như thế nào? Bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử TT78 chính xác nhất.

1. Những điểm mới tại Thông tư 78/2021/TT-BCT

Vào ngày 28/10/2021, Tổng cục Thuế (TCT) đưa ra Công văn 41/44/TCT-CS giới thiệu 10 nội dung mới tại Thông tư 78 trước đó. Cụ thể:

(1) Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được quyền ủy nhiệm cho bên thứ 3 lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ. 

(2) Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn

Khoản 1 Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC đã giải thích cụ thể về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử. Đặc biệt có bổ sung thêm hóa đơn điện tử bán tài sản công và hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.

(3) Chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế 

Điều 5, Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định cụ thể đối tượng sử dụng HĐĐT có mã và HĐĐT không mã từng đề cập ở Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 91, Luật Quản lý Thuế 2019.

(4) Áp dụng hóa đơn điện tử đối với các trường hợp khác

Điều 6, Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử không có mã đến cơ quan thuế, chuyển dữ liệu hóa đơn với các trường hợp: Kinh doanh xăng dầu; Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và Dịch vụ ngân hàng.

(5) Xử lý các trường hợp hóa đơn sai sót

Nghị định 123/2020/NĐ-CP chỉ quy định xử lý lần đầu cho hóa đơn lập có sai sót. Do đó,  hướng dẫn tiếp tục xử lý HĐĐT nếu sau khi xử lý lần đầu vẫn bị sai, gửi thiếu dữ liệu hoặc cần điều chỉnh.

(6) Hóa đơn điện tử khởi tại từ máy tính tiền

Điều 8, Thông tư 78/2021/TT-BTC đã quy định rõ đối tượng áp dụng xuất HĐĐT từ máy tính tiền, nguyên tắc, trách nhiệm nội thuế và các thông tin liên quan về HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.

(7) Sử dụng biên lai chứng từ

Vấn đề này được bổ sung mới trong Điều 9, Thông tư 78/2021/TT-BTC.

(8) Tiêu chí đối với các tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử (Điều 10)

Với quy định ủy nhiệm hóa đơn điện tử, Thông tư 78 cũng nêu rõ các tiêu chí dành cho các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, dịch vụ lưu trữ dữ liệu, truyền dữ liệu đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp. 

(9) Hiệu lực thi hành

Thời điểm bắt buộc các công ty, doanh nghiệp, tổ chức/cá nhân/hộ kinh doanh hoàn thành chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử trong Điều 9, Thông tư 78 có thay đổi so với Nghị định 123 được ban hành trước đây.

(10) Xử lý chuyển tiếp

Điều 12, Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo mẫu của Thông tư 78 cho những doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn điện tử trước đó và những doanh nghiệp mới thành lập trong thời gian Thông tư 78 ban hành.  Ngoài ra, hướng dẫn điều chỉnh các loại chứng từ, biên lai liên quan như: biên lai thu phí, lệ phí, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân…

2. Hướng dẫn khởi tạo hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Để thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, Thông tư 78, Quý doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan thuế

Ngay trên menu chính của E-invoice, doanh nghiệp truy cập Phát hành => Phát hành hóa đơn theo TT78. Tại mục “3.1 Tờ khai đăng ký thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT”, doanh nghiệp tiến hành nhập thông tin tờ khai, lưu ý một số mục như sau:

- (1) Địa chỉ thư điện tử: Điền email liên hệ dùng để xác nhận thông báo về kết quả đăng ký tờ khai được Cơ quan thuế trả về.

- (2) Hình thức hóa đơn: Doanh nghiệp lựa chọn đúng hình thức hóa đơn phát hành (hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế).

- (3) Phương thức chuyển dữ liệu: Lựa chọn chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn hoặc chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.

- (4) Loại hóa đơn sử dụng: Doanh nghiệp có thể lựa chọn một hoặc nhiều loại hóa đơn khác nhau:

+ Hóa đơn GTGT.

+ Hóa đơn bán hàng.

+ Hóa đơn bán tài sản công.

+ Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.

+ Các loại hóa đơn khác.

+ Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

- (5) Danh sách chứng thư số sử dụng: Kê khai danh sách thiết bị chữ ký số doanh nghiệp sẽ sử dụng để ký số trên hóa đơn điện tử, ghi rõ nhà cung cấp, thời hạn sử dụng của chữ ký số.

Tờ khai 01 đăng ký thay đổi thông tin hóa đơn điện tử

Tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT dùng để đăng ký, thay đổi thông tin hóa đơn điện tử.

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin trên Tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT, doanh nghiệp tiến hành ký số và gửi Tờ khai lên Cơ quan thuế bằng cách nhấn vào nút Ký tờ khai và Gửi tờ khai.

Bước 2: Nhận kết quả từ Cơ quan thuế

Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan thuế sẽ phản hồi doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Thông báo sẽ được gửi về địa chỉ email của doanh nghiệp, thông báo chấp nhận sẽ có nội dung như sau:

Thông báo chấp nhận tờ khai đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 3: Lập, xuất hóa đơn điện tử trên E-invoice

Sau khi Cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể bắt đầu xuất hóa đơn mà không cần đăng ký thêm bất cứ thủ tục nào với Cơ quan thuế. Các bước khởi tạo, phát hành mẫu hóa đơn được thực hiện hoàn toàn tự động trong nội bộ doanh nghiệp.

Để tạo mẫu hóa đơn, doanh nghiệp vào menu Phát hành => Mẫu hóa đơn => Lựa chọn mẫu hóa đơn theo chuẩn dữ liệu quy định tại Thông tư 78:

Như vậy, tại mục phát hành mẫu hóa đơn, không còn mục thể hiện số lượng hóa đơn như trước đây. Để lập và xuất hóa đơn, doanh nghiệp chỉ cần nhập vào ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn:

Sau khi ký số hóa đơn, thông tin hóa đơn sẽ được hệ thống tự động gửi cho người mua trong trường hợp hóa đơn không có mã, gửi lên Cơ quan thuế để thực hiện cấp mã đối với hóa đơn có mã.

Lưu ý: Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được gửi cho cơ quan thuế chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua.

Bước 4: Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng

Để gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng, người bán có thể gửi thông qua email hoặc SMS.