Hướng dẫn hủy hóa đơn cũ

Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123, nhiều doanh nghiệp/cá nhân có những thắc mắc về việc xử lý như thế nào đối với các hóa đơn còn tồn cũ? Trong bài viết ngày hôm nay, chúng tôi sẽ hướng dẫn quy trình, thủ tục hủy hóa đơn cũ cụ thể nhất.

1. Bắt buộc phải hủy hóa đơn cũ hay không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 3, Điều 15, Nghị Định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ có nêu:

“Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.”

Như vậy, theo quy định trên, ngay sau khi doanh nghiệp/cá nhân gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và được CQT chấp nhận, doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký phát hành theo các quy định trước đây hoặc tiêu hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng. 

2. Quy trình, thủ tục tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang HĐĐT Nghị định 123

Theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc hướng dẫn tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế, doanh nghiệp/cá nhân cần nắm được các nội dung sau:

2.1 Thời hạn tiêu hủy hóa đơn

Kể từ ngày thông báo tiêu hủy hóa đơn giấy (hóa đơn đặt in mua của CQT) với cơ quan thuế, doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày.

Trong trường hợp CQT đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày.

Lưu ý: Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

2.2 Hướng dẫn tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng

Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn

Doanh nghiệp/tổ chức cần hủy hóa đơn phải có quyết định của chủ doanh nghiệp về việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. 

Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Các thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn chịu trách nhiệm trước pháp luật và tiến hành các việc sau:

Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

Tiến hành hủy hóa đơn và Lập biên bản hủy hóa đơn

Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Lưu ý: Đối với hộ, cá nhân kinh doanh thì không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.

Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

Tại Khoản 3, Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC  quy định về nội dung của Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy như sau:

“Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục)”

Như vậy, trước khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải Lập bảng kiểm kê và ký xác nhận, tiến hành kiểm kê số hóa đơn cần hủy với các quy định trên.

Bước 3 : Lập Biên bản hủy hóa đơn

Khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn. Biên bản ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn hủy như:

Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số …

Hình thức hủy hóa đơn: Cắt góc/Xé nhỏ/Đốt

Biên bản được lập phải có chữ ký của các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn.

Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Sau khi hủy hóa đơn, doanh nghiệp/cá nhân phải tiến hành lập thông báo kết quả hủy hóa đơn theo quy định sau: 

“Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này”

(Tại Điều 27 Khoản 2 Điểm d, Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Mẫu số 02/HUY-HĐG – Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

3. Một số lưu ý khi hủy hóa đơn cũ

Lưu ý 1:Khi gửi Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC đến cơ quan thuế, doanh nghiệp phải ghi đầy đủ thông tin tại chỉ tiêu “Phương pháp hủy hóa đơn”, ví dụ:

- Đối với hóa đơn đặt in (giấy), ghi: cắt góc

- Đối với hóa đơn điện tử, ghi: hủy điện tử

- Đối với hóa đơn tự in, ghi: hủy trên phần mềm

Trường hợp, NNT hủy nhiều loại hóa đơn cùng 1 lúc như hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy, phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ… thì có thể gửi chung một thông báo kết quả hủy hóa đơn nhưng phải ghi rõ từng phương pháp hủy cho từng loại hóa đơn.

NNT có thể tra cứu thông báo kết quả hủy hóa đơn (sau 1-2 ngày kể từ ngày NNT gửi thông báo kết quả hủy đến cơ quan thuế) tại địa chỉ website: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/hgtsdtc.html

Lưu ý 2: NNT gửi thông báo kết quả hủy hóa đơn (TB03/AC) trước, sau đó mới gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC), không gửi kèm phụ lục 3.12 (kỳ báo cáo cuối cùng).

NNT gửi Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC) ngay sau khi gửi TB03/AC (kỳ báo cáo từ ngày đầu kỳ đến ngày hủy hóa đơn) hoặc đợi đến cuối kỳ gửi báo cáo như các kỳ báo cáo trước đây. Trong báo cáo BC26/AC, tại chỉ tiêu số 19 (số hóa đơn hủy), NNT hủy từ số A đến số B thì điền: A-B (ví dụ: hủy từ số 100 đến số 1.000, NNT điền: 100-1000)

Lưu ý 3: Doanh nghiệp, tổ chức khi đã chuyển hẳn sang sử dụng đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính thì  không phải gửi thông báo phát hành hóa đơn và báo cáo tình hình sử dụng đơn hóa đơn  (tháng, quý) cho cơ quan thuế như quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính.