Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử khi giải thể doanh nghiệp

Khi giải thể doanh nghiệp có cần hủy hóa đơn không? Hồ sơ và thủ tục hủy hóa đơn như thế nào? Bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử khi doanh nghiệp giải thể cụ thể nhất!

1. Giải thể công ty có cần hủy hóa đơn?

Một doanh nghiệp không thể tiếp tục vận hành và tồn tại được nữa với tư cách là một chủ thể kinh doanh sẽ phải đi tới bước đường giải thể. Câu hỏi đặt ra là trong trường hợp đó, công ty đó có phải hủy hóa đơn không?

Câu trả lời là có. Theo quy định tại Khoản 1, Điều 21, Thông tư 39/2014/TT-BTC được ban hành vào ngày 31/03/2014, khi một doanh nghiệp quyết định giải thể (ngừng sử dụng mã số thuế và được chấp thuận bởi cơ quan thuế), doanh nghiệp đó sẽ không được dùng những hóa đơn đã thông báo phát hành còn chưa sử dụng. Do đó, họ sẽ phải tiến hành hủy hóa đơn. 

Cụ thể, theo quy định tại Khoản 2, Điều 29, Thông tư 39/2014/TT-BTC, 30 ngày kể từ ngày tổ chức, cá nhân thông báo với cơ quan là thời hạn tối đa dành cho việc hủy hóa đơn. Trong trường hợp cơ quan thuế thông báo với tổ chức, cá nhân rằng hóa đơn đã hết giá trị sử dụng thì thời hạn hủy hóa đơn tối đa là 10 ngày kể từ ngày thông báo đó.

Lưu ý:

Hủy hóa đơn là việc bắt buộc phải làm của mỗi doanh nghiệp khi giải thể. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động và nghiêm túc thực hiện quy trình này nếu không muốn vi phạm quy định pháp luật Việt Nam, dẫn tới thiệt hại về tài chính, nguy cơ đối mặt với hình phạt hành chính hoặc hình sự và lãng phí thời gian không đáng có.

2. Cần tiến hành hủy hóa đơn điện tử trong những trường hợp nào?

Để đảm bảo hủy hóa đơn điện tử đúng loại, tránh sai sót, trước tiên bạn cần nắm rõ những quy định liên quan đến việc hủy hóa đơn điện tử.

Theo đó, cần thực hiện hủy hóa đơn khi phát hiện có sai sót thuộc một trong những trường hợp dưới đây. Đồng thời, các đơn vị, tổ chức kinh doanh cũng phải lập hóa đơn điện tử thay thế. Cụ thể gồm:

- Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, dịch vụ thì phát hiện sai sót về thông tin hiển thị trên hóa đơn.

- Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng cả người mua lẫn người bán chưa thực hiện kê khai thuế.

Khi giải thể doanh nghiệp phải làm hồ sơ đóng MST gửi lên cơ quan thuế.

Cùng với đó, theo Điểm a, Khoản 1, Điều 21, Thông tư 39/2014/TT-BTC, tổ chức, hộ, cá nhân thông báo với cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng hóa đơn trong các trường hợp:

Tổ chức, hộ, cá nhân được cơ quan thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế) phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn đã thông báo phát hành còn chưa sử dụng.

Còn theo Điểm b, Khoản 2, Điều 29 của Thông tư này: Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Như vậy, nếu doanh nghiệp giải thể, ngừng hoạt động kinh doanh thì trước khi giải thể phải thực hiện hủy toàn bộ hóa đơn của công ty. Tiếp đến sẽ làm công văn gửi lên cơ quan quản lý thuế trực tiếp để xin đóng mã số thuế và giải thể.

3. Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử khi giải thể doanh nghiệp

Về phương pháp hủy hóa đơn điện tử khi giải thể doanh nghiệp, các tổ chức cần nắm được cụ thể về trình tự, thủ tục hủy hóa đơn cũng như thành phần hồ sơ hủy hóa đơn để thực hiện đúng quy định.

a. Trình tự thủ tục hủy hóa đơn

Thủ tục hủy hóa đơn gồm những bước sau đây:

- Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.

- Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (gồm đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức).

- Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

- Lưu ý, đối với hộ, cá nhân kinh doanh giải thể sẽ không cần phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn.

b. Hồ sơ hủy hóa đơn

Về hồ sơ hủy hóa đơn điện tử khi công ty giải thể, thành phần hồ sơ sẽ bao gồm:

- Biên bản hủy hóa đơn;

- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn

- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy gồm: tên, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy;

- Thông báo kết quả hủy hóa đơn. Những nội dung cần đưa ra trong thông báo này sẽ gồm: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số…đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy

- Hồ sơ hủy hóa đơn sau khi lập sẽ được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.

4. Doanh nghiệp đã giải thể nhưng cần bán tài sản và hàng hóa thì xử lý như thế nào?

Nếu doanh nghiệp đã giải thể và có nhu cầu bán lại hàng hóa, tài sản của mình, họ cần phải có hóa đơn để giao cho người mua, nhưng do đã hoàn thành thủ tục hủy hóa đơn rồi nên nhiều doanh nghiệp gặp bối rối, không biết phải làm thế nào. 

Trong trường hợp này, theo quy định tại Khoản 2, Điều 13, Thông tư 39/2014/TT-BTC, cơ quan thuế sẽ cấp lại hóa đơn lẻ là loại hóa đơn bán hàng cho doanh nghiệp. Khi cấp hóa đơn lẻ, họ sẽ phải:

+ Nộp thuế giá trị gia tăng theo mức khoán với những mặt hàng tương ứng.

+ Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo mức khoán với những mặt hàng tương ứng.