Hướng dẫn Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã/ không mã CQT

Hóa đơn điện tử được chia thành 2 loại là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế. Với mỗi loại hóa đơn có quy định khác nhau. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã/ không mã CQT

1. Khái niệm hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế (CQT) được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT. Trong đó:

-  Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi nó cho người mua.

Mã của CQT  trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của CQT tạo ra và một chuỗi ký tự được CQT mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

(Theo quy định tại Khoản 3,4 Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 và Điểm a,b Khoản 2 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP)

2. Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 1: Người nộp thuế gửi đăng ký Mẫu số 01/ĐKĐT- HDDT đến Tổ chức cung cấp dịch vụ HDDT. 

Bước 2: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc CHẤP NHẬN hoặc KHÔNG CHẤP NHẬN đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. 

Bước 3: Kể từ thời điểm cơ quan thuế CHẤP NHẬN đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải NGỪNG SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, TIÊU HỦY hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có) theo quy định trước để chuyển sang mẫu mới. 

3. Thủ tục tiêu hủy hóa đơn

B1: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy. 

B2: Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. 

B3: Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót. 

Thời hạn: Chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế 

Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng : Chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng 

 Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn  

1.  Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh; 

2. Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục); 

3. Biên bản tiêu hủy hóa đơn; 

4. Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này. 

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn. 

a. Với Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế:  

Chuyển ngay sau khi lập hóa đơn điện tử về bán hàng, cung cấp dịch vụ gửi cho CQT cấp mã. 

Ngay sau khi nhận được HDDT có mã của Cơ quan Thuế thì người bán hàng hóa, cung cấp DV gửi HDĐT có mã của Cơ quan Thuế đến người mua. 

b. Với Hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế  

 Hình thức 1: Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng. 

Đối với các ngành nghề cung cấp thuộc 5 lĩnh vực: Bưu chính viễn thông, Tài chính tín dụng, Bảo hiểm, Vận tải hàng không, chứng khoán.  Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng. 

Các hóa đơn được lập cho tổng doanh thu của người mua là cá nhân không kinh doanh phát sinh trong ngày hoặc tháng theo bảng kê chi tiết thì người bán CHỈ GỬI DỮ LIỆU hóa đơn điện tử (không kèm bảng kê chi tiết) đến cơ quan Thuế. 

Hình thức 2: Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ 

Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế.