Doanh nghiệp có được sử dụng 2 mẫu hóa đơn điện tử song song?

Doanh nghiệp có thể sử dụng 2 mẫu hóa đơn điện tử song song được không? Cần lưu ý những gì khi sử dụng cùng lúc 2 mẫu hóa đơn điện tử? Nếu đây đang là vấn đề mà bạn quan tâm, đừng bỏ qua bài viết dưới đây nhé!

1. Sử dụng 2 mẫu hóa đơn điện tử song song có được không?

Theo hướng dẫn tại  khoản 1, Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC:

- Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

- Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

- Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;

- Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;

+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;

+ Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;

+ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;

+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;

+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. 

Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;

- Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);

Trong khi đó, khoản 2 của Điều 4 vừa nêu cũng có quy định về Hóa đơn do Cục Thuế đặt in như sau:

Ký hiệu mẫu số hóa đơn do Cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 11 ký tự thể hiện các thông tin về: tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).

Trong khi đó, theo quy định tại Khoản 2, Điều 1, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Khoản 5, Điều 5, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, tổ chức kinh doanh có thể sử dụng đồng thời nhiều hình thức hóa đơn khác nhau.

Như vậy, căn cứ vào những quy định được nêu trên, có thể khẳng định doanh nghiệp, tổ chức hoàn toàn có thể sử dụng 2 mẫu hóa đơn điện tử song song. Tuy nhiên, lưu ý cần thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2. Lưu ý khi sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

Ngoài vấn đề lưu ý thời gian và quy định đã nêu trên về việc sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau đây:

Thứ nhất: Không xuất 2 hình thức hóa đơn với 1 đơn hàng, cụ thể hơn nếu 1 đơn hàng đã sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và ngược lại: 1 đơn hàng đã sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử.

Thứ hai: Có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử với các đơn hàng, dịch vụ khác nhau.

Ví dụ: mặt hàng A doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì mặt hàng B có thể sử dụng hóa đơn giấy.

=> Doanh nghiệp có thể dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy tuy nhiên cần có một số lưu ý nhất định về mặt thời gian và quy định nhằm tránh những vi phạm không đáng có.

3. Sử dụng song song 2 loại hóa đơn nhưng phải đảm bảo về mặt thời gian cho phép của Nhà nước

Nhà nước hiểu rõ việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn giấy tự in, đặt in sang hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp phải cần thời gian để thu xếp, nâng cấp hạ tầng, nhân viên. Vì thế, trong nghị định 119/2018/NĐ-CP đã nêu rõ, thời hạn sử dụng 2 năm (từ 01/11/2018 đến ngày 01/11/2020) để các doanh nghiệp có thêm thời gian chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất, nhân lực để áp dụng hóa đơn điện tử.

Trong trường hợp các cá nhân kinh doanh, tổ chức kinh tế, doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 01/11/2018, thì vẫn được phép tiếp tục sử dụng cho đến hết ngày 31/10/2020. Với điều kiện phải tuân thủ các quy định, thủ tục về hóa đơn trong Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ.

Trong khoảng thời gian từ ngày 1/11/2018 đến ngày 31/10/2020, nếu cá nhân, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp được yêu cầu chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử đã có mã nhưng chưa đáp ứng điều kiện về cơ sở hạ tầng và muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy theo các hình thức đặt in, tự in, thì cần phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế và nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.