Cách Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào? Tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp
Đối với quy định về hóa đơn điện tử vẫn có nhiều thắc mắc. Vậy cách lưu trữ hóa đơn điện tử nào tối ưu nhất? Cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp như thế nào? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé!
1. Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử
Thông tư về lưu trữ hóa đơn điện tử:
Tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần tuân thủ các quy định sau:
- Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ HĐĐT phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình.
- Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đáp ứng tối thiểu 3 yêu cầu sau:
- Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
- Lưu trữ HĐĐT theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;
HĐĐT được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
HĐĐT đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy.
2. Điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được lập và lưu trữ dữ liệu phải thỏa mãn các điều kiện cần thiết sau :
Cơ sở pháp lý, hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011-TTBTC ngày 14/03/2011. Ngoài ra, hóa đơn điện tử vẫn tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.
Nội dung của hóa đơn phải đảm bảo độ chính xác. Cũng như đầy đủ thông tin theo quy định để có thể dễ dàng truy cập hay tham chiếu trong trường hợp cần thiết.
Hóa đơn lưu trữ phải có hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành và nội dung như hóa đơn điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hóa đơn cũng như bảo đảm chất lượng công việc.
Hóa đơn điện tử được lưu trữ phải được thực hiện theo trình tự chặt chẽ, có đầy đủ các thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.
3. Các dạng lưu trữ hóa đơn điện tử
Lưu trữ hóa đơn điện tử thực chất là hình thức sao chép lại toàn bộ dữ liệu hóa đơn dịch vụ, bán hàng hay xuất nhập khẩu,… Sau đó, chúng được sao lưu vào các thiết bị lưu trữ bên ngoài như ổ cứng di động, đĩa CD hay USB.
Tuy nhiên, giờ đây, nhiều doanh nghiệp ưu tiên chọn lưu trữ hóa đơn trực tuyến hơn hẳn. Bởi, chúng sở hữu nhiều ưu điểm an toàn, bảo mật và tính năng cất giữ dữ liệu đảm bảo tốt hơn.
Lưu trữ hóa đơn điện tử trên Email
Đặc biệt, nếu có nhu cầu sử dụng, người dùng cũng có thể dễ dàng mở tệp dữ liệu ra ngay ở bất cứ đâu chỉ cần có kết nối Internet.
Trên một hóa đơn điện tử được tạo lập và xuất thành công luôn có bao gồm 2 File đi cùng nhau.
Đó là bản thể hiện của hóa đơn File PDF và File dữ liệu hóa đơn bình thường có đuôi XML.
Thực tế, mọi doanh nghiệp nên lưu trữ song song cả 2 loại hóa đơn này, vì chúng có nhiều vai trò quan trọng.
Cụ thể như sau:
Bản thể hiện hóa đơn điện tử File PDF: Về hình thức, đây giống như một bản hóa đơn thông thường. Chúng hoàn toàn không có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, File này lại thể hiện nội dung các nghiệp vụ kinh tế của hóa đơn điện tử cần phải lưu trữ.
File hóa đơn bình thường đuôi XML: File này lại còn cần thiết bảo vệ và lưu trữ cẩn thận hơn nữa. Bởi, chúng chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
4. Cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp hiện nay
Kiểm tra trên Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế
Bước 1: Kiểm tra các tiêu thức trên hóa đơn điện tử
Trước tiên, người dùng có thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử bằng mắt thường thông qua kiểm tra các tiêu thức trên hóa đơn.
Khi chắc chắn không có sai sót gì, người dùng sẽ truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để tiến hành tra cứu tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn.
Bước 2: Truy cập Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế
Tại trình duyệt đang sử dụng, người dùng truy cập vào website: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
Tra cứu hóa đơn điện tử trên website của cục thuế
Truy cập website tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế.
Bước 3: Tra cứu thông tin hóa đơn GTGT
Tại giao diện trang chủ, người dùng nhấn chọn chức năng “Thông tin hóa đơn, biên lai”, chọn tiếp “Tra cứu một hóa đơn” (hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn” tùy vào nhu cầu tra cứu).
Nhấn chọn “Tra cứu một hóa đơn”.
Bước 4: Điền thông tin hóa đơn cần tra cứu
Khi giao diện “TRA CỨU HÓA ĐƠN” hiển thị, người dùng cần điền đầy đủ thông tin tra cứu tại mục “Điều kiện tra cứu”. Bao gồm:
Mã số thuế người bán HHDV;
Mẫu số;
Ký hiệu hóa đơn;
Số hóa đơn;
Nhập mã xác thực.
Cuối cùng, sau khi đã nhập đầy đủ và chính xác thông tin được yêu cầu, người dùng nhấn ô “Tìm kiếm” để hệ thống trả kết quả tra cứu.
Bước 5: Đối chiếu hóa đơn với kết quả tra cứu
Khi hệ thống hiển thị kết quả tra cứu, người dùng có thể đối chiếu thông tin hóa đơn điện tử với kết quả tra cứu.
Kết quả tra cứu gồm đầy đủ 2 trường thông tin.
Thông thường, một hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp, hệ thống sẽ trả kết quả tra cứu với đầy đủ cả 2 trường thông tin: “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn”. Đồng thời, thông tin tra cứu và thông tin trên hóa đơn điện tử sẽ hoàn toàn trùng khớp.
Trường hợp nếu kết quả tra cứu chỉ hiển thị 1 trong 2 trường thông tin trên, hoặc thông tin không khớp với hóa đơn điện tử thì hóa đơn tra cứu là bất hợp pháp.
