Ticker

6/recent/ticker-posts

Header Ads Widget

Responsive Advertisement

Quy định về lưu trữ hoá đơn điện tử

Quy định về lưu trữ hoá đơn điện tử


Hóa đơn điện tử đang trở nên phổ biến và được các doanh ưa chuộng bởi các tính năng và lợi ích vượt trội. Một trong các tính năng ưu việt có thể thấy rõ của hóa đơn điện tử đó chính là khả năng bảo quản và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử.Vậy lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào cho đúng theo quy định của pháp luật? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Tại sao phải lưu trữ hóa đơn điện tử?

Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử, bên bán vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cũng sẽ giúp bên mua chủ động hơn, tránh tình trạng phụ thuộc vào tình trạng website/ phần mềm hóa đơn điện tử bên bán sử dụng.

Quy định về lưu trữ hoá đơn điện tử


Định dạng của hóa đơn điện tử Doanh nghiệp bán hàng cần lưu trữ song song 2 file PDF và XML.

Trong đó file PDF là bản thể hiện của hóa đơn và XML là file dữ liệu hóa đơn.
File XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
File PDF thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường
Tuy nhiên file PDF không có giá trị pháp lý do chỉ là bản thể hiện của file XML.

2. Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật

Theo Khoản 1, Điều 11 Thông tư 32/2011-TT-BTC:

Người bán và người mua hàng khi sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật kế toán.

Đối với các trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn tương tự trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần phải sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin bao gồm: Bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD – DVD, đĩa cứng gắn ngoài, gắn trong. Hoặc cũng có thể sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Quy định về lưu trữ hoá đơn điện tử


Theo Khoản 1, 2, 3 Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP:

Khoản 1: Hóa đơn điện tử cần phải được bảo quản và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử.

Khoản 2: Các cơ quan, tổ chức và cá nhân được phép lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp dựa theo tính chất đặc thù và khả năng về công nghệ của mình.

Khoản 3: Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần phải đảm bảo 3 yếu tố sau:

Đảm bảo về tính an toàn, độ bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi hay sai lệch trong toàn bộ thời gian lưu trữ.
Lưu trữ đúng và đủ thời hạn quy định trong Luật kế toán.
Có thể in được ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu.
Xem thêm: Cách hủy hóa đơn điện tử đúng quy định.

3. Điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

Điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử đã được quy định rõ tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, cụ thể:

Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

Quy định về lưu trữ hoá đơn điện tử

Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Nội dung này được quy định theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.
Các quy định quan trọng mà doanh nghiệp nên lưu ý là các loại hóa đơn, nội dung trên hóa đơn đã lập, các thông tin về tạo và phát hành hóa đơn…

4. Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử thường được lưu trữ ngay trên các thiết bị có khả năng ghi nhớ thông tin hoặc lưu trữ trực tuyến ngay khi được khởi tạo.

Doanh nghiệp tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

– Các doanh nghiệp thuộc bên bán hoặc bên mua hàng sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán khi lập báo cáo tài chính cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn đã quy định trong luật kế toán (thời hạn 10 năm).

Nếu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian đó cũng phải thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử với thời hạn tương đương.

Quy định về lưu trữ hoá đơn điện tử


– Các doanh nghiệp thuộc bên bán hoặc bên mua là đơn vị kế toán hoặc tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử sẽ phải sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các thiết bị mang tin như bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD, DVD, đĩa cứng gắn ngoài, gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để lưu trữ và bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.