Lưu ý quan trọng khi khai hoá đơn điện tử đầu vào

Kê khai hóa đơn điện tử đầu vào như thế nào và cần lưu ý những vấn đề gì khi sử dụng hóa đơn điện tử là các vấn đề đang được quan tâm nhất hiện nay. Bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hn vấn đề trên.

Hóa đơn điện tử là gì? 

Hóa đơn điện tử là một hình thức thanh toán điện tử. Theo đó, phương pháp lập hoá đơn điện tử sẽ được sử dụng bởi các đối tác kinh doanh, chẳng hạn như khách hàng và nhà cung cấp, để trình bày và kiểm tra các tài liệu giao dịch trong hoạt động kinh doanh nhằm đảm bảo các điều khoản của thỏa thuận thương mại diễn ra thuận lợi.

Hóa đơn điện tử sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội hơn so với hóa đơn giấy. Trong số đó có thể kể đến khả năng bảo mật thông tin và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử.

Những lưu ý quan trọng khi khai hóa đơn điện tử làn đầu

1,  Hóa đơn điện tử có được kê khai thuế không?

Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông điệp dữ liệu điện tử về việc bán hàng hóa, dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, quản lý và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật.

Vì vậy, hóa đơn điện tử là căn cứ để hạch toán và kê khai thuế. Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử đầu vào để kê khai thuế.

2, Kê khai hóa đơn điện tử đầu vào có điểm gì khác biệt so với hóa đơn giấy?

Vì hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hình thức hóa đơn giấy trước đây, nên việc kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử về cơ bản được thực hiện tương tự như với hóa đơn giấy.

Điểm khác khi kê khai thuế hóa đơn điện tử so với kê khai thuế bằng hóa đơn giấy: Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì sẽ không bắt buộc phải kê khai hóa đơn điện tử bán ra mà chỉ cần kê khai đầy đủ hóa đơn mà doanh nghiệp mua vào.

Đồng thời, kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử cho phép doanh nghiệp thực hiện hoàn toàn trực tuyến trên các thiết bị điện tử có kết nối mạng mà không cần phải trực tiếp đến cơ quan thuế. Nhờ đó, kế toán giảm thiểu đáng kể thời gian, công sức và chi phí cho các thủ tục hành chính.

Như vậy, hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy có tính pháp lý như nhau. Điểm khác biệt duy nhất của hóa đơn điện tử là cách kê khai thuế. Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp của bạn sẽ bắt buộc kê khai hóa đơn điện tử đầu vào, mà không cần kê khai hóa đơn bán ra. Ưu điểm khi kê khai hóa đơn điện tử là doanh nghiệp có thể kê khai hóa đơn một cách nhanh chóng, tiện lợi mà không cần đến các cơ quan thuế hay mất quá nhiều thời gian cho các thủ tục hành chính kê khai.

3, Điều kiện khấu trừ thuế khi kê khai hóa đơn điện tử đầu vào

Khi thực hiện kê khai hóa đơn điện tử, hãy lưu ý đến các điều kiện được khấu trừ thuế dưới đây:

- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

- Khoản chi có đầy đủ hoá đơn và chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

- Khoản chi từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT)

4, Kê khai hóa đơn điện tử đầu vào sai sót

Khi kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử đầu vào, doanh nghiệp thực hiện kê khai hóa đơn mua vào theo đúng danh mục thuế suất vào tờ khai thuế GTGT. Sau đó, doanh nghiệp gửi cho cơ quan thuế qua hình thức điện tử.

Trường hợp doanh nghiệp phát hiện có sai sót trong kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử đầu vào, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại thông tin hoặc có thể tự động thực hiện đối soát, tra cứu dựa trên dữ liệu hóa đơn đã được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế.

Mặt khác, sau khi hóa đơn điện tử đã lập, đã kê khai thuế, doanh nghiệp phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, hai bên không được phép hủy hóa đơn. Bên bán và bên mua phải thỏa thuận, lập biên bản, ghi rõ những sai sót trên hóa đơn và lập hóa đơn điều chỉnh.

Lưu ý: Nếu hóa đơn điện tử chỉ bị sai về tên và địa chỉ người mua thì hai bên không cần lập hóa đơn điều chỉnh mà chỉ cần thống nhất để lập biên bản điều chỉnh.

5, Hóa đơn điện tử chuyển đổi có thể kê khai thuế không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử chuyển đổi thành chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu trữ, ghi sổ và theo dõi theo quy định pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực trong thanh toán,giao dịch.

Tuy nhiên, trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sẽ được sử dụng để giao dịch, thanh toán.

Trong trường hợp này, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có thể được sử dụng để thực hiện kê khai thuế nếu hóa đơn chuyển đổi là hợp pháp, đảm bảo các điều kiện sau:

- Đảm bảo nguyên vẹn thông tin giữa hóa đơn điện tử chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc.

- Đầy đủ thông tin họ tên, chữ ký và con dấu của người thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn.

- Có ký hiệu xác nhận việc chuyển đổi.

- Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử chuyển đổi.

Trên đây là 5 Lưu ý quan trọng khi kê khai hóa đơn điện tử đầu vào. Kế toán cần lưu ý khi tiếp nhận hóa đơn đầu vào và kê khai thuế đối với hóa đơn điện tử đầu vào đúng quy định.