Hướng dẫn nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Với tính ưu việt của mình, hóa đơn điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến và là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp. Một trong các công đoạn quan trọng trong việc triển khai hóa đơn là phát hành hóa đơn điện tử. Vậy thông báo phát hành hóa đơn điện tử như thế nào? Bao gồm mấy bước? Bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ hướng dẫn cụ thể cho bạn.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ tại điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:
“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối việc khởi tạo, lập, gửi , nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài chính”.
Cũng căn cứ theo quy định của Chính phủ, tại Khoản 3, Điều 59 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa dịch vụ trước ngày 01/7/2022”.
Như vậy, thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không phải từ ngày 01/22/2020 như trước mà thay vào đó, doanh nghiệp có thời gian chuẩn bị thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
2. Quy định phát hành hóa đơn điện tử.
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC, cụ thể:
“Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến Cơ quan thuế quản lý chậm nhất là 2 ngày trước khi các tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn”.
Như vậy, doanh nghiệp sẽ gửi thông báo phát hành hóa đơn cùng mẫu hóa đơn trong lần đầu thông báo phát hành. Trong đó, mẫu hóa đơn được gửi sẽ sử dụng khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong thời gian sử dụng hóa đơn tới khi thay đổi mẫu hóa đơn trong lần thông báo sau (nếu có).
.png "Hướng dẫn nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử")
Cơ quan thuế có trách nhiệm hướng dẫn các tổ chức thanh lý hợp đồng in ấn khi lập thông báo phát hành hóa đơn với các hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời gian thanh lý hợp đồng (với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.
Trường hợp Cơ quan thuế nhận thấy thông báo phát hành hóa đơn của doanh nghiệp không đủ nội dung theo quy định thì trong thời hạn 2 ngày làm việc (tính từ ngày nhận được thông báo) sẽ có văn bản thông báo gửi tới tổ chức, doanh nghiệp. Doanh nghiệp khi nhận được thông báo cần điều chỉnh và gửi lại thông báo phát hành mới.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice giúp tiết kiệm chi phí và luôn có sẵn những ưu đãi hấp dẫn dành cho bạn. Cùng với đội ngũ hỗ trợ viên luôn sẵn sàng tư vấn nhiệt tình 24/7 sẽ tư vấn và hỗ trợ các bạn ngay từ bước đầu tiếp cận, sử dụng hình thức hóa đơn mới này tới khi thành thạo.
3. Các bước thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Bước 1: Truy cập Cổng thông tin Nộp thuế điển tử để nộp hồ sơ
Như các bạn đã biết hiện tại ở nhiều tỉnh thành, Tổng cục thuế đã dừng hệ thống khai thuế điện tử cũ trên các website (http://nhantokhai.gdt.gov.vn và http://nopthue.gdt.gov.vn) để chuyển sang hệ thống mới “Dịch vụ thuế điện tử (eTax)” với đường dẫn trực tiếp: http://thuedientu.gdt.gov.vn/
Hoặc thực hiện đăng nhập theo hướng dẫn từ Tổng cục thuế: “Cách đăng nhập và sử dụng dịch vụ trên hệ thống eTax như sau: Trường hợp người sử dụng đã có mật khẩu của hệ thống Nộp thuế điện tử đã sử dụng trước đó (ví dụ mật khẩu là: 123456) tại website nopthue.gdt.gov.vn, người sử dụng đăng nhập vào eTax bằng tài khoản: MST-QL (ví dụ: 0100231226-QL), nhập mật khẩu (là mật khẩu đăng nhập vào hệ thống Nộp thuế điện tử đã có: 123456) để sử dụng tất cả các dịch vụ: Khai thuế, Hoàn thuế, Nộp thuế, Tra cứu, Quản lý và phân quyền tài khoản, Hỏi đáp.”
Dựa vào kinh nghiệm hỗ trợ, triển khai phần mềm hóa đơn điện tử, dịch vụ chữ ký số (EFY-CA) cho hàng nghìn doanh nghiệp, trường học, bệnh viện, EFY Việt Nam đề xuất đơn vị cài đặt các phần mềm hỗ trợ từ Tổng cục thuế (HTKK, iTaxViewer, Java…) trước khi tiến hành đăng nhập để quá trình đăng nhập diễn ra một cách tốt nhất.
Trình duyệt hỗ trợ tốt nhất: Chrome, Cốc cốc hoặc IE 9.
Bước 2: Tiến hành đăng nhập tài khoản nộp thuế điện tử
Chọn “Doanh nghiệp”, sau đó chọn tiếp “Đăng nhập”, nhập thông tin tài khoản nộp thuế điện tử mà đơn vị đã được cấp. Trường hợp quên mật khẩu, kế toán sử dụng chức năng Lấy lại mật khẩu hoặc liên hệ trực tiếp cán bộ thuế quản lý để được cấp lại tài khoản.
Bước 3: Nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng:
- Chuẩn bị hồ sơ để nộp:
Thông báo phát hành hóa đơn (File Xml)
File word (“.doc”) đính kèm. Trong file word thì phải có mẫu hóa đơn (mẫu gốc và mẫu chuyển đổi), Quyết định sử dụng hóa đơn (ký đóng dấu đỏ scan/ chụp ảnh), Thông báo phát hành hóa đơn theo Thông tư 32/2011/TT-BTC Mẫu số 2.
(Cách tạo lập thông báo phát hành qua phần mềm EFY-iHOADON xem tại đây )
Chọn “Khai thuế” sau đó chọn “Đăng ký tờ khai” như hình:
Sau khi gửi thông báo phát hành thành công, sau 2 ngày nếu không có thông báo gì của cơ quan thuế về việc chỉnh sửa thông báo phát hành, đơn vị có thể sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp có thông báo của cơ quan thuế về việc điều chỉnh thông báo phát hành hoá đơn, đơn vị thực hiện chỉnh sửa và nộp lại hồ sơ. Thời gian có thể bắt đầu xuất hoá đơn điện tử của đơn vị sau tối thiểu 2 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ đúng cuối cùng.
