Xuất hóa đơn như thế nào khi bán hàng qua điện thoại

Ngày nay, hình thức bán hàng qua điện thoại đang ngày càng trở nên phổ biến bởi sự nhanh gọn và linh động của nó. Tuy nhiên việc xuất hóa đơn như thế nào khi bán hàng qua điện thoại còn là nỗi băn khoăn của nhiều người. Vậy hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nội dung trên qua bài viết dưới đây.

1. Quy định về thông tin cần có trên hóa đơn bán hàng hợp lệ

Theo điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ, quy định nội dung bắt buộc trên hóa đơn như sau: “Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn”. Hiểu cụ thể quy định này như sau:

a.  Quy định về ngày, tháng, năm lập hóa đơn

Đối với hàng hóa chuyển quyền sở hữu từ người bán sang người mua thì ngày lập hóa đơn phải là thời điểm chuyển quyền, không phân biệt người bán đã thu tiền hay chưa.

Đối với dịch vụ được cung cấp thì ngày lập hóa đơn phải là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Nếu bên cung ứng (người bán) thu tiền trước hoặc trong khoảng thời gian cung ứng dịch vụ thì ngày thu tiền chính là ngày lập hóa đơn.

b. Quy định về chữ ký của người mua hàng

Theo quy định trên yêu cầu người bán và người mua ký và ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu của người bán (nếu có), vì vậy trong trường hợp bán hàng qua điện thoại hoặc qua mạng thì người mua không cần có mặt để ký và ghi họ tên của mình.

Cụ thể hơn, theo điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ quy định:

Theo đó, trường hợp công ty mua hàng hóa tại Việt Nam qua điện thoại, qua mạng, fax không thể ký trên hóa đơn thì bên bán hàng khi lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 2 điều 14 Thông tư 64/2013/TT-BTC.

Nếu công ty mua hàng hóa trực tiếp tại trụ sở bên bán hoặc có ký kết hợp đồng mua bán thì tại tiêu thức người mua trên hóa đơn phải có chữ ký và ghi rõ họ tên người mua hàng của công ty.

2. Căn cứ pháp lý hướng dẫn ghi hóa đơn bán hàng qua điện thoại

Điểm đ Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định như sau:

 Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”

Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.

Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.”

Đồng thời tại Khoản 9.3 Mục 9 Công văn 1839/TCT-CS năm 2014 có hướng dẫn như sau:

“9.3. Bổ sung hướng dẫn về cách lập tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)” 

“Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài” “

Như vậy việc người bán hàng cho khách hàng qua điện thoại, qua mạng, Fax thì trong trường hợp khách hàng không thể đến để ký tên, thì lúc viết hóa đơn người bán hàng ghi vào tiêu thức “người mua hàng” là “bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX”

3. Cách viết hóa đơn bán hàng qua điện thoại theo quy định

Căn cứ theo Nghị định của Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính, theo quy định viết hóa đơn bán hàng qua điện thoại sẽ bao gồm các bước sau:

- Tên loại hóa đơn

Người lập hóa đơn cần chú ý đến tên loại hóa đơn cần lập. Là hóa đơn thuế giá trị gia tăng, hay hóa đơn bán hàng thay thế cho hóa đơn GTGT khi doanh nghiệp kê khai thuế cho cơ quan thuế theo phương pháp trực tiếp.

- Số hóa đơn và mẫu số hóa đơn

Thông tin số, mẫu số hóa đơn là thông tin bắt buộc và là dạng thông tin phân biệt nên phải là duy nhất không trùng lặp giúp việc lưu trữ và xử lý hóa đơn của các doanh nghiệp không bị nhầm lẫn.

- Tên liên hóa đơn

Nếu hóa đơn bán hàng theo kiểu truyền thống là bằng giấy thì sẽ chia ra nhiều liên bao gồm liên doanh nghiệp bán hàng giữ, liên nộp cho cơ quan thuế của Nhà nước, liên giao cho khách hàng

Còn với hóa đơn bán hàng điện tử thì không có khái niệm liên. Mọi cơ quan, tổ chức lưu trữ và xử lý hóa đơn đều khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn điện tử duy nhất. Khách hàng sẽ nhận hóa đơn điện tử thông qua 2 hình thức chính: nhận thông qua cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử bên thứ 3 như Email, SMS; nhận thông qua hình thức của tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử.

- Ngày tháng năm lập hóa đơn

Việc viết hóa đơn bán hàng qua điện thoại theo quy định cũng cần phải ghi chính xác ngày tháng năm lập hóa đơn.

- Thông tin bên bán hàng

Thông tin này sẽ bao gồm tên cá nhân (tổ chức, doanh nghiệp) bán hàng, tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại liên lạc,… phải được ghi rõ ràng và đầy đủ nhằm thuận tiện cho bên xử lý hóa đơn dễ dàng theo dõi, tra cứu và xử lý các vấn đề phát sinh như bên bán trả lại hàng, người lập hóa đơn nhập sai thông tin các mặt hàng,…

- Thông tin bên mua hàng

Cũng giống như bên bán, việc viết hóa đơn bán hàng qua điện thoại cũng cần phải ghi rõ ràng thông tin của người mua hàng. Nhưng nếu bên phía người mua không cung cấp đầy đủ thông tin thì ghi rõ “người mua không cung cấp Họ tên, địa chỉ, mã số thuế”. Đặc biệt ở tiêu thức hình thức thanh toán dù là thanh toán qua điện thoại(thẻ cào điện thoại), hay chuyển khoản ngân hàng thì đều ghi là CK (chuyển khoản) và ghi rõ số tài khoản.

- Chi tiết các mặt hàng trong đơn hàng

Các chi tiết mặt hàng đều phải được ghi logic và đầy đủ như: tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền trước thuế VAT và sau thuế VAT (ghi rõ ràng cả bằng chữ lẫn bằng số)

- Ký và ghi rõ họ tên

Vì là hóa đơn bán hàng qua điện thoại, nên chỉ cần chữ ký và họ tên bên phía bán hàng mà không cần chữ ký của người mua hàng. Mục “Người bán hàng ký và ghi rõ họ tên” sẽ được ghi là “Bán hàng qua điện thoại”.

4. Những lỗi sai thường gặp trong quá trình đóng dấu hóa đơn

Do chưa nắm rõ khái niệm bán hàng qua mạng, qua điện thoại nên nhiều doanh nghiệp khi lập hóa đơn mua bán hàng hóa qua các kênh này vẫn mắc lỗi sai, dẫn đến đóng dấu không đúng quy định của pháp luật.

Một số trường hợp doanh nghiệp hiểu chưa đúng nên mắc sai sót trong quá trình đóng dấu hóa đơn mua hàng qua điện thoại như sau:

Trường hợp 1:

Doanh nghiệp bán hàng giao dịch qua điện thoại và internet nhưng lại giao hàng trực tiếp đến trụ sở của khách hàng.

Sau đó, doanh nghiệp xuất hóa đơn và gửi qua đường bưu điện cho khách hàng nhưng lại đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại” dưới tiêu thức “Người mua hàng ký, ghi rõ họ tên”.

Như vậy là sai quy định, vì doanh nghiệp đã gửi hàng trực tiếp cho khách hàng tức là đã gặp mặt khách hàng, như vậy khách hàng hoàn toàn có thể ký vào tiêu thức này.

Vì vậy, doanh nghiệp cần chọn “trung chuyển” qua một bên thứ ba thì mới được phép áp dụng trường hợp bán hàng qua điện thoại hoặc qua mạng.

Trường hợp 2:

Một số doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ quảng cáo, bao gồm việc phát triển ý tưởng chủ đạo cho chiến dịch, phát triển phim quảng cáo truyền hình… cho khách hàng nhưng lại coi đây là trường hợp bán hàng qua điện thoại.

Thực tế, những hợp đồng cung cấp dịch vụ quảng cáo là hình thức bán hàng trực tiếp, có ký kết hợp đồng và các dịch vụ được thực hiện trực tiếp cho khách hàng nên không được coi là bán hàng qua điện thoại.

Bài viết trên đã hướng dẫn doanh nghiệp và kế toán cách thực hiện đóng dấu hóa đơn bán hàng qua điện thoại cũng như chỉ ra những lỗi sái thường gặp trong quá trình này.

Hy vọng bài viết sẽ giúp kế toán thực hành tốt nghiệp vụ và tránh gặp phải những sai lầm không đáng có trong quá trình làm việc.