Thủ tục thay đổi mẫu hóa đơn

Thay đổi mẫu hóa là cách mà không ít doanh nghiệp dùng tới để có thể chuyển sang sử dụng một mẫu hóa đơn thiết kế khác đẹp hơn, phù hợp hơn, góp phần khẳng định tính chuyên nghiệp của đơn vị mình. Tuy nhiên hiện nay có không ít doanh nghiệp đang thắc mắc về các thủ tục thay đổi mẫu hóa đơn như thế nào? Quy trình thực hiện ra sao? Bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp các vấn đề trên.

 1. Vì sao phải thêm mới, thay đổi mẫu hóa đơn điện tử?

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của các doanh nghiệp, để nâng cao tính chuyên nghiệp, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn cách thay đổi mẫu hóa đơn điện tử cho đơn vị của mình.

Theo đó, thay vì một mẫu hóa đơn điện tử thông thường, đáp ứng đầy đủ tính hợp lệ, hợp pháp về các tiêu thức phải có trên hóa đơn, nhiều doanh nghiệp đã bổ sung thêm logo, số điện thoại, số tài khoản,... đồng thời còn chèn thêm cả hoa văn rất tinh tế, khẳng định dấu ấn văn hóa doanh nghiệp của mình trong mỗi bản hóa đơn điện tử được xuất đi.

Thực tế, thay đổi mẫu hóa đơn điện tử không phải là việc làm bắt buộc nhưng cần thiết và quan trọng trong công cuộc chuyên nghiệp hóa chu trình sản xuất, kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.

2. Cách thay đổi mẫu hóa đơn

Muốn thay đổi mẫu hóa đơn điện tử với mẫu hóa đơn bạn đã tự tạo và thiết kế trên phần mềm HĐĐT mà doanh nghiệp mình đang sử dụng, bạn cần phải nộp hồ sơ Thông báo phát hành HĐĐT gửi tới cơ quan thuế và nhận được sự chấp thuận.

- Chuẩn bị bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Theo đó, một bộ hồ sơ Thông báo phát hành HĐĐT đầy đủ, hợp pháp sẽ bao gồm các yêu cầu sau:

- Thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu TB01/AC (ban hành theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC). Cần có thêm 01 bản ở định dạng XML.

- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 1 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC). Bản này phải được SCAN rồi đưa chung vào 01 bản ở định dạng word (.doc).

Hiện nay, bạn có thể tiến hành tải “Thông báo hành hóa đơn” hóa đơn ngay trên phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) mà doanh nghiệp mình đang sử dụng bằng cách:

- Đăng nhập tài khoản vào HTKK

Trên giao diện chính, bạn chọn “Hóa đơn”, chọn tiếp “Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)”, rồi điền ngày tháng doanh nghiệp sẽ gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế trên cửa sổ “Kỳ tính thuế” được hiển thị trên màn hình.. Chọn Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC).

- Cửa sổ “Kỳ tính thuế”.

Tiếp đó, trên giao diện “Thông báo phát hành hóa đơn”, bạn điền đầy đủ và chính xác các thông tin trên tờ khai TB01/AC rồi nhấn ô “Ghi” để lưu lại và chọn “Kết xuất XML” để có thể tải về máy tính.

Giao diện “Thông báo phát hành hóa đơn”.

- Còn đối với Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, bạn chỉ cần đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình đang sử dụng như E-invoice của ThaiSonSoft và tiến hành tải như sau:

Trên giao diện chính, bạn chọn chức năng “Phát hành”, chọn tiếp “2. Quyết định sử dụng hóa đơn”, chọn tiếp “2.1 In quyết định sử dụng HĐĐT”.Giao diện chính hệ thống phần mềm HĐĐT E-invoice.

Ngay sau đó, giao diện Quyết định sử dụng hóa đơn sẽ được hiển thị, bạn cần điền đầy đủ các thông tin cần thiết một cách chính xác.Giao diện Quyết định sử dụng hóa đơn.Tiếp đó, nhấn ô “Xem mẫu quyết định” để giao diện bản Quyết định sử dụng hóa đơn đầy đủ sẽ được hiển thị, bạn cần kiểm tra độ chính xác của thông tin rồi nhấn ô “Tải (PDF)” về máy. “Tải (PDF)” để tải Quyết định sử dụng hóa đơn về máy.

Lưu ý, sau khi đã tải bản quyết định về, bạn cần SCAN bản này rồi đưa chung vào 01 bản ở định dạng word (.doc).

Tới đây, công tác chuẩn bị bộ hồ sơ thông báo phát hành HĐĐT phục vụ cho mục đích thay đổi mẫu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp được coi là hoàn tất.

3. Nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế trực thuộc

Muốn nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử để có thể thay đổi mẫu hóa đơn điện tử, bạn cần phải chuẩn bị đủ bộ hồ sơ gồm các yêu cầu sau:

- Tải mẫu hóa đơn điện tử bạn vừa mới tạo về máy tính, thiết bị đang sử dụng.

- Lập Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.

- Lập Thông báo phát hành Hóa đơn (TB01/AC)

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn sẽ tiến hành nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử trực tuyến trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế và chờ phản hồi đồng ý là đã có thể sử dụng mẫu hóa đơn mới tạo nhằm thay đổi mẫu hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mình rồi.

Như vậy, bài viết trên đã hướng dẫn bạn cách thay đổi mẫu hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng nhất cho các doanh nghiệp.