Sử dụng nhiều dải hóa đơn như thế nào?
1. Hóa đơn điện tử và lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/9/2018 quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ buộc doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử hạn cuối đến ngày 1/11/2020.
Vậy hóa đơn điện tử là gì? lợi ích của hóa đơn điện tử và các bước sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? khiến không ít các doanh nghiệp đơn vị kinh doanh bối rối khi áp dụng.
- Khái niệm hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
- Lợi ích của hóa đơn điện tử
Có rất nhiều lợi ích từ việc sử dụng hóa đơn điện tử so với việc sử dụng hóa đơn giấy mà bạn cần biết. Nếu như hóa đơn giấy bộc lộ những khuyết điểm từ việc tìm kiếm hóa đơn, lưu trữ, bảo quản cho đến việc chuyển phát hóa đơn mất khá nhiều thời gian và tốn kém tiền bạc công sức. Hóa đơn điện tử lại khắc phục được mọi nhược điểm này đồng thời bộc lộ những ưu điểm giúp doanh nghiệp có thể quản lý và làm việc hiệu quả hơn.
2. Sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào cho phù hợp?
- Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín
Để giải đáp thắc mắc sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? thì doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín. Bởi họ sẽ là đơn vị quyết định phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp sẽ sử dụng. Đồng thời, cũng ảnh hưởng đến dịch vụ hóa đơn điện tử, hiệu quả và chính xác khi hạch toán, báo cáo tài chính.
- Đánh giá về nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
Tùy vào hoạt động cụ thể của doanh nghiệp mà nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử sẽ khác nhau. Cần tiến hành đánh giá và tìm hiểu rõ về nhu cầu này khi sử dụng hóa đơn điện tử, để chọn ra gói dịch vụ phù hợp.
- Làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu
Sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào – Khi đã chọn được đơn vị cung cấp và đánh giá nhu cầu khi sử dụng hóa đơn điện tử để chọn gói phù hợp thì doanh nghiệp cần làm thủ tục phát hành hóa đơn.
3. Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử
- Doanh nghiệp lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu (Mẫu số 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Hóa đơn mẫu (tự chuẩn bị hoặc được cung cấp bởi nhà cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử)
Ở bước này doanh nghiệp thực hiện ra quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, lập thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo mẫu có sẵn. Cuối cùng lập hóa đơn điện tử mẫu có thể tự thiết kế hoặc sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Nếu hồ sơ được gửi qua cổng thông tin điện tử hóa đơn điện tử mẫu phải được ký số/ký điện tử trước khi gửi bằng phương thức. Nếu chưa có chữ ký số doanh nghiệp có thể được hỗ trợ mua trực tiếp của nhà cung cấp chữ ký số ThaisonSoft.
- Gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế
Sau khi doanh nghiệp lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo đúng quy định sẽ thực hiện gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp. Doanh nghiệp có thể gửi qua cổng thông tin điện tử hoặc in ra bản giấy để nộp và gửi trực tiếp lên Cơ quan quản lý Thuế.
- Sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ theo quy định tại Thông tư số 37/2017/TT-BTC ban hành ngày 27/04/2017 sau khi gửi hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử thành công nếu Cơ quan thuế không có phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng hoá đơn điện tử thì sau 2 ngày làm việc, doanh nghiệp mặc định được phép xuất hoá đơn điện tử một cách hợp pháp.
Tuy nhiên, tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/9/2018 quy định sau 01 ngày làm việc (kể từ ngày nộp hồ sơ) Cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử cho đơn vị qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Như vậy thời gian được phép sử dụng hóa đơn điện tử sau gửi hồ sơ đã được rút ngắn xuống 1 ngày làm việc.
Nếu thông báo chấp sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử ngay sau đó. Nếu không được chấp thuận doanh nghiệp sẽ phải thực hiện đăng ký phát hành lại với cơ quan Thuế.
4. Lưu ý sai sót khi sử dụng hóa đơn điện tử
- Sai sót về tên, địa chỉ nhưng đúng MST.
Theo thông tư 26/2015/TT-BTC “ …các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.”
- Sai sót khác (điều 9, thông tư 32/2011/TT-BTC)
+ Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, phát hiện sai.
Cách xử lý như sau:
Chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
+ Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót.
Cách xử lý như sau:
Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…
Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
