Phát hành hóa đơn giấy như thế nào

1. Hóa đơn giấy là gì?

Hóa đơn giấy có thể hiểu là chứng từ được thể hiện bằng văn bản giấy, gồm các loại cơ bản: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng và các hóa đơn khác như: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm… Các hóa đơn giấy sẽ được thể hiện qua 2 hình thức chính: Hóa đơn tự in và Hóa đơn đặt in

2. Doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn giấy đến khi nào?

Trước đây, theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 86/2020/TT-BTC, các doanh nghiệp bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020. Điều này đồng nghĩa rằng thời hạn sử dụng hóa đơn giấy phải chấm dứt muộn nhất vào ngày 31/10/2020.

Tuy nhiên, ngày 19/20/2020, khi Chính Phủ cho ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử và chấm dứt sử dụng hóa đơn giấy cũng có sự thay đổi. 

Căn cứ vào Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử đã được chuyển từ ngày 01/11/2020 sang ngày 01/7/2022. Theo đó, các doanh nghiệp cũng phải chấm dứt sử dụng hóa đơn giấy muộn nhất từ ngày 30/6/2022.

3. Trình tự phát hành hóa đơn giấy

Bước 1:

+  Tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn (đặt in/tự in/in trực tiếp từ máy tính tiền) cho việc bán hàng hóa, dịch vụ (trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế) phải lập và gửi Thông báo phát hành hoá đơn (kèm theo hoá đơn mẫu) đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp, chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.

Khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, tổ chức kinh doanh phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến (trường hợp tổ chức kinh doanh tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn, gửi đến cơ quan thuế nơi chuyển đến Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng theo Mẫu 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ).

+ Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi sử dụng hóa đơn điện tử phải ra Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử (Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC); lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC) và phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn điện tử kèm theo Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (không phải gửi hóa đơn điện tử mẫu).

Khi thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hoá đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng.

Khi thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới.

+ Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận:

+ Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, công chức thuế tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi thời gian nhận hồ sơ, ghi nhận số lượng tài liệu trong hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.

+ Trường hợp hồ sơ được gửi qua đường bưu chính, công chức thuế đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.

+ Trường hợp hồ sơ được nộp thông qua giao dịch điện tử, việc tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận hồ sơ do cơ quan thuế thực hiện thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử.

4. Thành phần hồ sơ

Trường hợp (1)

- Tên giấy tờ

- Mẫu đơn, tờ khai

- Số lượng

Thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu TB01/AC ban hành kèm theo Thông tư số 26/2015/TT-BTC. TB01-AC.doc Bản chính: 1 - Bản sao: 0

Hoá đơn mẫu (đối với trường hợp thông báo phát hành lần đầu và các lần tiếp theo nếu có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành); Bản chính: 1 - Bản sao: 0

Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng theo Mẫu 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC (áp dụng đối với trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân chuyển địa điểm kinh doanh). Mẫu 3.10.docx Bản chính: 1 - Bản sao: 0

Trường hợp (2

- Cơ quan thực hiện

- Cục Thuế tỉnh