Hóa đơn giấy bị mất, hỏng, rách

Hóa đơn là một ttrong những giấy tờ quan trọng đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng chúng ta sẽ không tránh khỏi sự sai sótTheo Điều 24 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì việc xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn được quy định như sau:

1. Xử lý hóa đơn bị mất, hỏng,rách như thế nào?

Theo Điều 24 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì việc xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn được quy định như sau:

- Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

- Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

- Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.". như mất, hỏng, rách..Vậy nếu không may gặp trường hợp như vậy chúng ta phải xử lý như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thông qua bài viết đưới đây.

2. Xử lý đối với hóa đơn đã lập

- Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.

- Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.

- Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

3. Các mức xử phạt đối với hóa đơn bị mất,hỏng,rách

Thông qua cổng thông tin điện tử, Tổng cục Thuế giải đáp vướng mắc về việc xử phạt vi phạm hành chính về hoá đơn trong trường hợp doanh nghiệp làm rách, hỏng hoá đơn bán hàng. Nội dung như sau:

- Tại khoản 10 Điều 3 Thông tư số 10/2014/TT-BTC thì các hình thức xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn bao gồm:

+ Phạt cảnh cáo, áp dụng đối với hành vi vi phạm về hóa đơn không gây hậu quả nghiêm trọng, có tình tiết giảm nhẹ.

+ Phạt tiền, mức phạt tiền tối đa đối với tổ chức thực hiện hành vi vi phạm về hóa đơn là 50 triệu đồng. Ngoài ra, còn áp dụng hình thức xử phạt bổ sung và biện pháp khắc phục hậu quả.

- Căn cứ vào các tình tiết giảm nhẹ như: Người vi phạm hành chính đã có hành vi ngăn chặn, làm giảm bớt hậu quả của vi phạm hoặc tự nguyện khắc phục hậu quả, bồi thường thiệt hại... thì theo khoản 4, Điều 11 Thông tư số 10/2014/TT-BTC quy định mức phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000...

- Căn cứ các quy định trên, đối với trường hợp hoá đơn bị hỏng do nguyên nhân khách quan (như hoá đơn khi in bị lỗi cắn giấy, máy in lệch dòng, mờ chữ, trùng chữ), DN không đóng dấu giao khách hàng mà đã lập hoá đơn thay thế để giao cho khách hàng thì được xác định là hành vi vi phạm về hoá đơn không gây hậu quả nghiêm trọng, có tình tiết giảm nhẹ và xử phạt cảnh cáo theo quy định...

Tổng cục Thuế hướng dẫn tại công văn 5539/TCT-CS ngày 11/12/2014.

4. Hóa đơn bị mất, cháy, hỏng bị phạt bao nhiêu tiền?

Việc bị mất, cháy, hỏng hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng tùy theo mức độ vi phạm, các bên liên quan đều bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, từ phạt cảnh cáo đến bị phạt tiền.

Theo Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 12 Thông tư 10/2014/TT-BTC) quy định về xử phạt vi phạm hành chính về các trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn, như sau:

“1. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.

Trường hợp người mua tìm lại được hoá đơn đã mất và báo cáo lại với cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.

Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người mua thuê thì xử phạt người mua theo quy định tại khoản này.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.”.

* Theo Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/05/2018) quy định hình thức xử phạt trong lĩnh vực kế toán, thì hành vi làm hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng - 10.000.000 đồng.