Hóa đơn đóng dấu treo có hợp lệ không?
1. Đóng dấu treo là gì?
Đóng dấu treo là con dấu được các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan đóng lên trang đầu tiên, trong đó gồm một phần tên của tổ chức, cơ quan là tên của phụ lục đi kèm trong văn bản chính. Thường tên của một tổ chức hay cơ quan được viết ở đầu tài liệu bên trái và đính kèm theo phụ lục.
Nghĩa là người ủy quyền sẽ đóng dấu bên trái khi đóng dấu treo, con dấu sẽ đánh bao trùm lên tên của tổ chức, cơ quan hay tên phụ lục.
Một số loại văn bản thường đóng dấu treo hiện này là:
- Hóa đơn
-Tài liệu thông tin của các tổ chức, cơ quan.
- Xác nhận từ các hoạt động chuyên môn cho sinh viên thực tập.
2. Dấu treo hóa đơn có quy định gì?
Đóng dấu treo hóa đơn cũng được thực hiện và sử dụng theo đúng các tiêu chuẩn của nhà nước. Đơn có quyền đóng dấu treo trên mọi hóa đơn đã bàn giao cho khách hàng. Ngoài ra, nhiệm vụ của người đóng dấu là thực hiện đúng quy định và tiêu chuẩn về con dấu.
Để đóng và sử dụng được con dấu trên hóa đơn, người quản lý sẽ đưa ra những tiêu chí về quy định hay nội dung mà người bán hàng cần làm. Họ có thể dùng thư ủy quyền đồng ý cho người bán ký, ghi rõ đầy đủ tên, chức vụ và nội dung để đóng dấu.
Thế nên hóa đơn sẽ có tư cách pháp nhân nếu người đứng đầu ủy quyền cho người bán tiến hành giao dịch và ký tên cho họ chịu mọi trách nhiệm về các khoản ghi đủ thông tin của mình trên hóa đơn của doanh nghiệp.
Với hóa đơn bán hàng thì việc đóng dấu treo không nhất thiết phải có sự chấp thuận của giám đốc công ty. Họ chỉ cần ký tên và ủy quyền cho người chịu trách nhiệm đóng dấu là có thể xuất hóa đơn ngay cho khách hàng.
3. Hóa đơn đóng dấu treo có hợp lệ không?
Căn cứ Tiết d điểm 2 Điều 16 Chương III Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/1/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định:
Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”
- Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.”
- Căn cứ các quy định trên, trường hợp giám đốc công ty ủy quyền cho phó giám đốc trực tiếp ký, ghi rõ họ tên vào tiêu thức người bán hàng và được ủy quyền đóng dấu trên chữ ký của phó giám đốc thì được xác định là hóa đơn hợp pháp.
4. Thực hiện đóng dấu treo như thế nào?
Đóng dấu treo là gì? Đóng dấu treo trên văn bản nhằm chứng tỏ văn bản đó là một bộ phận quan trọng cũng như xác nhận được những nội dung có thể bị giả mạo hoặc sai lệch với văn bản chính.
Trường hợp người quản lý không ký các tiêu chí của nhà bán hàng, họ có thể viết thư ủy quyền từ người đứng đầu đơn vị cho người bán hàng trực tiếp ký và ghi rõ đầy đủ thông tin trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào vị trí bên trái của hóa đơn.
Đóng dấu treo nhằm bảo vệ tính chính xác của văn bản
Dựa trên những cơ sở trên, khi giám độc công ty ủy quyền cho trợ lý giám đốc ký và ghi rõ họ tên cho người cung cấp hoặc ủy quyền đóng dấu chữ ký thì hóa đơn sẽ được xem là hợp pháp.
