Hủy hóa đơn điện tử như thế nào?

Hóa đơn điện tử là một trong những loại hóa đơn đang được sử dụng phổ biễn hiện nay. Việc xảy ra những sai sót trong quá trình lập hóa đơn là không thể tránh khỏi chính vì vậy việc hủy hóa đơn sẽ là nhiệp vụ xử lý bạn thường gặp. Tuy nhiên vẫn còn nhiều người chưa biết cách hủy hóa đơn điện tử là như thế nào. Bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn vấn đề trên.

1. Quy định hủy hóa đơn 

Nhiều người khi mới bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử có thắc mắc rằng: “Có thể thực hiện hủy hóa đơn điện tử khi đã lập hay không?”. Câu trả lời cho thắc mắc này là hóa đơn có thể tiêu hủy được.

Hiện nay, quy trình sử dụng và hủy hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định 51 hóa đơn điện tử của Chính phủ, Thông tư 39 về hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính và Khoản 3, Điều 14 của Nghị định 119 về hóa đơn điện tử. Cụ thể như sau:

Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Theo thông tư của Bộ Tài chính số 39/2014/TT-BTC quy định: yêu cầu hủy hóa đơn điện tử chậm nhất 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Theo khoản 3, Điều 14 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP yêu cầu doanh nghiệp từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (hóa đơn điện tử có mã xác thực) thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh, tổ chức khác phải hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng.

2. Hủy hóa đơn điện tử là gì?

Hủy hóa đơn điện tử là việc làm cho hóa đơn ấy mất giá trị sử dụng.

Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó. Thực hiện tiêu hủy hóa đơn khi hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Khi tiêu hủy hóa đơn phải đảm bảo không làm không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải đảm bảo hệ thống thông tin vẫn hoạt động bình thường. 

3. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử

3.1 Hủy bỏ hóa đơn điện tử khi hết thời hạn lưu trữ

Hóa đơn điện tử sẽ có một thời hạn lưu trữ nhất định (hiện tại là 10 năm).

Khi hết thời hạn lưu trữ, nếu không có các quyết định khác của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì doanh nghiệp sẽ được phép tiêu hủy hóa đơn.

Lưu ý:

- Việc hủy bỏ hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa hủy

- Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử phải đảm bảo hệ thống thông tin hoạt động bình thường

- Thủ tục hủy hóa đơn điện tử được thực hiện tương tự thủ tục hủy hóa đơn thường theo Nghị định 51/2010 của Chính phủ và Thông tư 53/2010 của Bộ Tài chính

Nếu một trong hai bên bán hoặc bên mua làm mất hóa đơn điện tử thì nếu các bên liên quan còn lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu cần gửi yêu cầu tới bên liên quan gửi lại hóa đơn điện tử.

Trong trường hợp trên, nếu không thể liên lạc với các biên liên quan để được gửi lại hóa đơn thì bên bán hoặc bên mua cần phải báo cáo mất hóa đơn theo quy định trong Thông tư 53/2010 của Bộ Tài chính.

3.2 Hủy bỏ hóa đơn điện tử đã lập nhưng phát hiện có sai sót

Trong trường hợp này, thường là với hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế.

Có 3 trường hợp nhỏ khác bao gồm:

-  Trường hợp hóa đơn phát hiện sai sót khi chưa gửi cho bên mua

Hóa đơn điện tử có mã chưa gửi cho bên mua và phát hiện có sai sót thì bên bán thực hiện thông báo với Cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 119/2018 của Chính phủ về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.

Bên cạnh đó, bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới, ký số và ký điện tử rồi gửi tới Cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập và gửi cho bên mua.

- Trường hợp gửi cho bên mua rồi mới phát hiện ra có sai sót.

Lúc này cần phải có văn bản thỏa thuận giữa 2 bên, ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót (nếu sai sót này do bên bán), sau đó bên bán sẽ gửi thông báo với Cơ quan thuế theo Mẫu số 4 phía trên.

Tương tự, bên bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới, ký số và ký điện tử rồi gửi tới Cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập rồi gửi cho bên mua.

- Trường hợp Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai sót đã được cấp mã

Cơ quan thuế sẽ thông báo cho bên bán theo Mẫu số 5 Phụ lục Nghị định 119/2018 để bên bán kiểm tra sai sót.

Bên bán cần thực hiện thông báo với Cơ quan thuế theo mẫu số 4 phía trên (trong thời hạn 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo).

Tiếp tục lập hóa đơn điện tử mới, ký số và ký điện tử, gửi tới Cơ quan thuế để cấp mã và gửi lại cho bên mua.

Các bạn cần lưu ý rằng:

Chỉ hủy hóa đơn điện tử khi được sự đồng ý của cả hai bên giao dịch (bên bán và bên mua) – Theo Khoản 1 – Điều 9 – Thông tư 32/2011/TT-BTCz

Hiện nay vẫn trong thời gian chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử, chính vì vậy mà vẫn còn rất nhiều hộ, cá nhân, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy và việc hủy hóa đơn GTGT cũng cần được đề cập một cách chính xác bên cạnh hủy hóa đơn điện tử.

4. Cách hủy và lập hóa đơn điện tử đã thay thế

Bước 1: Lập Biên bản hủy hóa đơn điện tử

Để hủy hóa đơn điện tử, bước đầu tiên DN cần thực hiện là lập Biên bản hủy hóa đơn điện tử. Theo đó, nội dung của biên bản hủy bỏ cần phải ghi rõ lý do, nội dung sai cần phải lập lại hóa đơn mới.

Lưu ý rằng, biên bản này phải có chữ ký và đóng dấu của hai bên theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử đã lập

Bước thứ hai DN cần phải tiến hành là hủy bỏ hóa đơn điện tử đã lập. Bước này được tiến hành ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà DN đang sử dụng, chẳng hạn như phần mềm HĐĐT E-invoice.

Bên cạnh đó, DN cũng cần phải khai báo thông tin của “Thông báo kết quả hủy hóa đơn” trên phần mềm HĐĐT đang sử dụng. Sau đó xuất thông báo đã lập ra file XML và nộp đủ bộ Hồ sơ thông báo hủy hóa đơn tới cơ quan thuế trực thuộc.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm

Cuối cùng, sau khi đã hoàn tất việc hủy hóa đơn và nộp hồ sơ thông báo hủy tới cơ quan thuế, các DN cần phải lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm HĐĐT đang sử dụng.

Một trong những điều bắt buộc đối với hóa đơn thay thế chính là phải được lập đúng theo quy định pháp luật, đáp ứng đầy đủ các tiêu thức hóa đơn. Ví dụ như: Hóa đơn được lập lại luôn phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số… Ký hiệu… Ngày… tháng… năm…”