Hóa đơn điện tử có mã QR
Những lợi ích thiết thực mà hóa đơn điện tử mang lại giúp doanh nghiệp có thể giảm thiểu các chi phí và thủ tục hành chính liên quan đến hóa đơn. Tuy nhiên, việc nắm bắt các quy định về hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp còn gặp nhiều khó khăn. Nếu bạn là người đang kinh doanh, hãy tham khảo ngay thông tin về hóa đơn điện tử có mã Qr trong bài viết dưới đây.
1. Tìm hiểu hóa đơn điện tử có mã QR
Theo như Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC do Bộ Tài Chính ban hành thì hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế.
Mã xác thực và số xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá và được cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.
Ngoài mã xác thực và số xác thực, trên hoá đơn xác thực còn có mã QR, là mã vạch hai chiều được hiển thị ở góc trên bên phải của hoá đơn xác thực. Người sử dụng có thể dùng các thiết bị điện tử có cài phần mềm đọc mã QR như điện thoại, máy tính bảng để đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn.
Đối với hóa đơn điện tử có mã xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Trong ký hiệu mẫu số hóa đơn doanh nghiệp sử dụng ký tự số “0” để thể hiện số liên hóa đơn, trên hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế không phải có tên liên hóa đơn.Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế sau khi đăng ký phát hành thành công tại phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN).
Đối với hóa đơn điện tử doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này. Doanh nghiệp là người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra kết quả xác thực hóa đơn bằng cách truy cập trang thông tin điện tử ngành Thuế và nhập các thông tin về hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế.
2. Điều kiện tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử có mã Qr của Tổng cục thuế
Doanh nghiệp cần phải thỏa mãn các điều kiện sau đây nếu muốn tham gia vào hệ thống trên của Tổng cục Thuế, đó là:
– Doanh nghiệp đang hoạt động và đã được cấp mã số thuế.
– Doanh nghiệp sở hữu chứng thư số theo quy định của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin về mã số thuế và đang trong thời gian còn hiệu lực.
– Doanh nghiệp hoạt động tại địa bàn có khả năng truy cập và sử dụng mạng Internet.
Sau khi doanh nghiệp tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử có mã xác thực của Tổng tục thuế thì có thể sử dụng các phần mềm để lập hóa đơn như:
Phần mềm ICA do Tổng cục thuế cung cấp
Phần mềm LHD lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp
Các phần mềm do đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử như phần mềm Easyinvoice của Công ty Softdreams Việt Nam.
3. So sánh điểm giống và khác giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã QR
Nhìn chung, hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực đều là hai loại hóa đơn điện tử đang sử dụng rộng rãi tại Việt Nam. Với những đặc điểm phân biệt mà CMC TS đã nêu ở trên, các doanh nghiệp có thể nhìn vào để cân nhắc hình thức nào là tốt và phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, để tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như chủ động về phát hành hóa đơn điện tử, Quý doanh nghiệp có thể lựa chọn các tổ chức cung cấp trung gian cung cấp dịch vụ để đảm bảo.
4. Những điểm mới của hoá đơn điện tử có mã QR của cơ quan thuế
Ngoài những thông tin cơ bản của hóa đơn hiện hành, trên hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế thể hiện thêm một số thông tin sau:
– Số hóa đơn xác thực: là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
– Mã xác thực: là chuỗi ký tự được mã hóa và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
– Mã vạch hai chiều: có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế, hỗ trợ đọc và kiểm tra nhanh thông tin trên hóa đơn.
Một số quy định khác liên quan đến hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế:
– Hóa đơn phải có chữ ký điện tử của người bán trước khi được cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực.
– Chữ ký của người mua: Trường hợp người mua có chữ ký điện tử, người mua có thể ký điện tử sau khi hóa đơn đã được xác thực (nếu cần).
– Trong ký hiệu mẫu số hóa đơn (mẫu hóa đơn) doanh nghiệp sử dụng ký tự số “0” để thể hiện số liên hóa đơn, trên hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế không phải có tên liên hóa đơn.
– Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế sau khi đăng ký phát hành thành công tại phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) (Theo quy định hiện hành đối với hóa đơn giấy, doanh nghiệp chỉ được sử dụng hóa đơn sau khi thông báo phát hành với cơ quan thuế 05 ngày).
– Các Doanh nghiệp tham gia thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho hình thức hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế.
– Doanh nghiệp là người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra kết quả xác thực hóa đơn bằng cách truy cập trang thông tin điện tử ngành Thuế và nhập các thông tin về hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế.
