Cách viết hóa đơn giấy

Hóa đơn là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần có để hạch toán các khoản chi phí. Vậy, viết hóa đơn giấy như thế nào được coi là đúng chuẩn và hợp lệ? Bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ giải đáp thắc mắc của bạn đọc.

1. Hóa đơn giấy là gì?

Trước khi tìm hiểu cách viết hóa đơn giấy, bạn cần hiểu bản chất thế nào là hóa đơn giấy, thế nào là hóa đơn điện tử để có cái nhìn tổng quan và so sánh dễ dàng hơn.Theo đó, hóa đơn nói chung được hiểu là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán.

Hóa đơn giấy có thể hiểu là chứng từ được thể hiện bằng văn bản giấy, gồm các loại cơ bản: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng và các hóa đơn khác như: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…Các hóa đơn giấy sẽ được thể hiện qua 2 hình thức chính: Hóa đơn tự in và Hóa đơn đặt in.

2. So sánh hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

a. Điểm giống nhau:

Khi so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, ta có thể nhận thấy rõ ràng sự giống của 2 loại hóa đơn này là chúng có cùng mục đích sử dụng và đối tượng sử dụng.

Mục đích sử dụng của của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đều để ghi nhận thông tin bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán.

Đối tượng sử dụng thì đều là các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán – mua hàng hóa và cung cấp dịch vụ.

b. Điểm khác nhau

                              Hóa đơn điện tử                                  Hóa đơn giấy

Liên đi kèm            Không có                                    Có nhiều liên đi kèm

Chữ ký                    Chữ ký số                                           Chữ ký tay

Mức độ an toàn

Hóa đơn điện tử: Được lưu trữ hoàn toàn ở dữ liệu số, trên hệ thống thông tin của doanh nghiệp quản lý.                                                                       

Hóa đơn giấy: Thường được lưu kho và tiềm ẩn nguy cơ mất, cháy nổ

3. Cách viết hóa đơn giấy chi tiết nhất

Để chủ doanh nghiệp hiểu hơn về cách viết hóa đơn giấy, chúng tôi xin hướng dẫn về hóa đơn cụ thể. Đó chính là hóa đơn giá trị gia tăng.

a. Cách viết ngày tháng năm

Đây chính là thời điểm lập hóa đơn như đã nêu ở phần trên. Ngày,… tháng,… năm được chia ra 2 trường hợp:

Đối với hóa đơn lần đầu là ngày chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Đối với hóa đơn điều chỉnh, hàng bán bị trả lại… là ngày hiện tại. Thông thường sẽ trùng với ngày lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai, là ngày trả lại hàng hóa.

b. Viết thông tin người mua hàng

Dòng “Họ tên người mua hàng” Phần này bạn cần ghi đầy đủ họ và tên người mua. Trong trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn thì ghi là: “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”

Dòng “Tên đơn vị”: ghi tên công ty của khách hàng theo đúng như tên giấy phép đăng ký kinh doanh.

Dòng “Mã số thuế”: Viết mã số thuế của công ty đó

Dòng “Mã số thuế”: Viết mã số thuế của công ty đó

Dòng “Địa chỉ”: ghi địa chỉ đăng ký kinh doanh.

c. Viết bảng kê khai chi tiết hàng hóa bán ra

+ Cột số thứ tự: Ghi lần lượt số thứ tự các loại hàng hóa mà người mua hàng đến mua.

+ Cột Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi chi tiết, cụ thể tên hàng hóa mà bạn bán ra (tên, mã, kí hiệu của hàng hóa).

Lưu ý:

Nếu có quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá.

Các loại hàng hoá cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hoá đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hoá mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.

Các trường hợp là hoá đơn điều chỉnh: Thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót, tăng, giảm của hoá đơn số bao nhiêu, ký hiệu, ngày tháng năm.

+ Cột đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa mà mình bán ra

Lưu ý: Trường hợp kinh doanh dịch vụ trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”

+ Cột số lượng: Ghi rõ số lượng hàng hóa bán ra

+ Cột đơn giá: Ghi rõ đơn giá của một đơn vị hàng hóa (giá chưa VAT)

+ Thành tiền: Là số tiền mà người mua phải trả bằng đơn giá nhân với số lượng của hàng hóa đó (= cột số 4 x cột số 5)

Lưu ý: Sau khi viết hoàn thiện, gạch chéo phần bỏ trống trong bảng

d. Phần tổng cộng

- Cộng tiền hàng: Là tổng số tiền ở cột thành tiền .

- Thuế suất thuế GTGT: Ghi mức thuế suất của hàng hóa dịch vụ (hiện tại có 3 mức là: 0%, 5%, 10%,).

- Nếu là hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, được miễn thuế GTGT thì chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất thuế GTGT không ghi và gạch bỏ (\).

- Nếu là hàng thuế suất 0% thì viết là “0”

- Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của dòng “Cộng tiền hàng” và “Tiền thuế GTGT”.

- Số tiền viết bằng chữ: Viết chính xác số tiền bằng chữ ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”

Lưu ý:

Không được làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn GTGT

Đồng tiền trên hóa đơn là đồng tiền Việt Nam. Trường hợp thu ngoại tệ, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

e. Phần ký tên

+ Người mua hàng:

Người đi mua hàng ký tên.

Đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên. Nhưng người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.

+ Người bán hàng: người lập hóa đơn ký tên

+ Thủ trưởng đơn vị: Thủ trưởng đơn vị là Giám đốc, yêu cầu: Ký sống, đóng dấu, ghi dõ họ tên

Chú ý:

Nếu giám đốc đi vắng thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký.

Ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu treo vào góc trên bên trái của 3 liên.a