Cách gạch chéo trong hóa đơn giấy
Hoá đơn là chứng từ quan trọng trong doanh nghiệp. Vì vậy kế toán cần hết sức lưu ý những gì liên quan đến nó.Với những hoá đơn viết còn trống thì phải gạch chéo như thế nào cho đúng nhất và hợp lý nhất. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
1. Nguyên tắc lập hóa đơn được quy định như thế nào?
Người bán hàng phải lập hoá đơn khi bán hàng và cung cấp dịch vụ bao gồm cả những trường hợp hàng hoá hay dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo hay hàng mẫu, những hàng hoá, dịch vụ dùng để biếu, cho tặng hay trao đổi, dùng trả lương cho người lao động hoặc tiêu dùng nội bộ, trừ những hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất, hay doanh nghiệp xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, mượn hoặc hoàn trả hàng hoá.
Bên cạnh đó, nội dung của hoá đơn phải đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không được tẩy xoá hay sửa chữa. Phải dùng cùng mầu mực, loại mực không bị phai và không được sử dụng mực đỏ. Các chữ số và chữ viết phải liên tục nhau, không được ngắt quảng, không viết hoặc in đè lên chữ đã in sẵn và gạch chéo phần còn trống ở hoá đơn nếu có. Với trường hợp hoá đơn tự đặt in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần hoá đơn trống trên hoá đơn thì phải gạch chéo bằng bút mực và sử dụng loại mực không phai , không sử dụng mực đỏ.
Theo quy định từ ngày 01/07/2013 khi lập hoá đơn thì phần còn trống trên hoá đơn GTGT phải được gạch chéo. Có thể gạch chéo theo các cách như: gạch chéo từ trái qua phải, gạch chéo từ phải qua trái, gạch ngang từ tiêu thức số thứ tự, tên hàng hoá, tiếp nối gạch chéo tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền, hoặc có thể gạch ngang từ tiêu thức STT, tên hàng hoá đến tiêu thức thành tiền tiếp nối gạch thẳng xuống dưới đến dòng cuối cùng của tiêu thức.
Trường hợp phần mềm lập hoá đơn của các công ty không thực hiện được thì có thể gạch chéo bằng bút mực và sử dụng loại mực không phai và không sử dụng mực màu đỏ.
2. Cách gạch chéo phần còn trống trong hóa đơn giấy
Nội dung có trên hóa đơn buộc phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không được tẩy xóa, sửa chữa, phải tiêu dùng cộng màu thực, dòng mực không phai, không sử dụng mực đỏ, chữ số và chữ viết cần liên tục, không bị ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống.
Sau khi viết xong phần nội dung trong hóa đơn thì sẽ gạch chéo phần còn trống nếu có. Sẽ có 2 trường hợp:
Tình huống 1: Hóa đơn viết tay
Cách gạch chéo từ trái qua phải:
Cách gạch ngang từ tiêu thức “ số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ” tiếp nối gạch chéo các tiêu thức “ đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”
Cách gạch ngang từ tiêu thức “ số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ” đến tiêu thức “ thành tiền ” tiếp nối gạch thẳng xuống đến dòng cuối của tiêu thức
Tình huống 2: Hóa đơn được đánh máy thì KHÔNG phải gạch chéo phần còn trống
3. Cách xử lý với hóa đơn giấy
3.1 Bạn còn giữ đủ tất cả liên
Trường hợp hóa đơn viết sai nhưng:
Bạn chưa xé khỏi cuốn hoặc đã xé khỏi cuốn nhưng chưa đưa khách hàng thì chỉ cần gạch chéo hóa đơn sai và kẹp đủ toàn bộ các liên hóa đơn trong cuốn để sau này giải trình với cơ quan thuế. Sau đó xuất lại hóa đơn mới với thông tin đúng.
Hóa đơn gạch chéo cần được khai báo trong Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong phần hóa đơn hủy.
3.2 Bạn đã đưa hóa đơn cho khách hàng, khách hàng chưa khai thuế
Bạn cần thuyết phục khách hàng giúp bạn thu hồi hóa đơn, để thu hồi hóa đơn cần các việc sau:
Làm biên bản thu hồi hoá đơn và xuất lại hoá đơn mới với thông tin đúng
3.3 Bạn đã đưa hóa đơn cho khách hàng và một trong hai bên đã khai thuế
Trường hợp này hóa đơn không thể thu hồi lại, bạn chỉ có thể điều chỉnh hóa đơn.
Để điều chỉnh hóa đơn, bạn cần làm các việc sau:
Làm biên bản điều chỉnh hóa đơn
Xuất hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn sai lúc trước
3.4 Khách hàng chưa khai thuế nhưng không muốn giúp bạn thu hồi hóa đơn
Hiện nay kinh tế Việt Nam phát triển rất mạnh, không còn như những năm 90 khi quy mô các doanh nghiệp chỉ ở mức nhỏ, việc vận hành thủ công, giao dịch ít nữa.
Khi quy mô kinh doanh lớn hơn, rất nhiều doanh nghiệp dùng các hệ thống ERP hiện đại cùng các quy trình đòi hỏi sự phê duyệt, kiểm tra từ nhiều phòng ban hơn.
Việc một hóa đơn đã nhập vào hệ thống hoặc qua nhiều phòng ban phê duyệt, dù chưa khai thuế nhưng muốn thu hồi lại sẽ tốn nhiều thời gian và thủ tục của doanh nghiệp.
Chưa kể các doanh nghiệp lớn nhận hóa đơn với số lượng trên vài chục ngàn tờ mỗi tháng thì việc tìm lại một vài hóa đơn trong kho lưu trữ đúng là cơn ác mộng.
Vì vậy trên thực tế có rất nhiều khách hàng không đồng ý giúp bạn thu hồi hóa đơn đã viết sai. Và không có sự đồng ý của họ, họ không ký vào biên bản thu hồi hóa đơn và trả lại hóa đơn viết sai thì bạn cũng không thể tự ý thu hồi được.
==> Cách xử lý:
Nếu không thu hồi được hóa đơn sai thì bạn xử lý xuất hóa đơn điều chỉnh như trường hợp hóa đơn đã khai thuế như sau:
Làm biên bản điều chỉnh hóa đơn
Xuất hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn sai lúc trước
